同じ顔ぶれの日程を、保存した条件で何度も計算し直す
対象メンバーと条件を保存済みセッションとして1つ作り、予定が動くたびに押し直す使い方です。全員が空いている枠だけが出るのは「△ 許容人数」が0で、対象メンバー全員がカレンダーを連携しているときに限られます。
- 対象
- 参加者が多い会議の日程を決める方
- 期待できる成果
- 全員の予定を人手で突き合わせる作業をなくし、条件から候補を自動で得られます。
同じ顔ぶれで何度も日程を決め直すなら、対象メンバーと条件を「保存済みセッション」として1つ作り、予定が動くたびに計算し直します。サイドバーは「メンバー間で調整」、ページの見出しは「AND調整」、画面は /app/and です。操作の手順はメンバー間で調整の使い方にあります。
この使い方で足りるのは、相手が組織のメンバーのときです
| やりたいこと | この方式で足りるか | 代わりに使うもの |
|---|---|---|
| 同じメンバーで毎回候補を出す | 足りる | — |
| 組織の外の人を入れる | 足りない | 投票で調整の作り方 |
| 参加者に候補を選ばせる | 足りない。回答の段階がない | 同じく投票で調整 |
| 相手に枠を選ばせる | 足りない | 予約URL（自分のみ） |
メンバー選択に出るのは在籍中のメンバー最大100件で、メールアドレスで社外の人を足す欄はありません。組織に自分しかいないときは、まずメンバーを招待するよう促す案内と「メンバーを招待」だけが出ます。招待の手順はメンバーの招待と組織の管理にあります。
保存されるのは候補ではなく、候補の出し方です
セッション名は必須で、空のまま押すと「セッション名を入力してください」が出て、保存も計算もされません。ボタンは新規が「作成して計算」、既存が「保存して再計算」、条件を変えずに引き直すのが「候補を再計算」です。
| 条件 | 指定できる範囲 | 初期値 |
|---|---|---|
| 所要時間 | 15〜480分 | 60分 |
| 探索間隔 | 5〜120分 | 30分 |
| 対象期間 | 終了日を含む | 明日から14日後 |
| 時間帯 | 15分刻み | 09:00〜18:00 |
| 前後バッファ | 0 / 15 / 30 / 45 / 60分 | 30分 |
| △ 許容人数 | 0〜10名（対象人数が上限） | 0名 |
タイムゾーンは日本時間で固定で、選択肢はありません。計算した時刻より前に始まる枠は候補になりません。前後バッファは所要時間の前後それぞれに足されるので、所要60分・バッファ30分なら、連続120分空いている枠だけが候補です。
「△ 許容人数」が0のときだけ、全員が空いている枠です
「△ 許容人数」は「この人数まで予定ありでも候補に残します。」という条件で、初期値は0です。1にすると、1人だけ予定が入っている枠も残ります。候補には「条件上OK 5/5名・実空き 4名・△ 1名」と「スコア 4/5」が付き、予定ありが1人増えるごとにスコアが1下がります。並びはスコアの高い順で、先頭には「最適」が付きます。
予定が動いたら、同じセッションのボタンを押し直します
- 押すたびに前回の候補は消えて入れ替わります。いつ時点の空きかは、画面の「最終計算」で分かります。
- 保存される候補は上位100件までで、画面に並ぶのは上位12件です。横のバッジの件数と「候補をコピー」の対象は、保存された候補です。
- 一覧は作成日時の新しい順で、バッジは「計算済み」か「未計算」です。同じ名前のセッションは2つ作れません。
- セッションは作成者本人しか開けません。他のメンバーの一覧には出ないので、渡すなら「候補で投票を作成」か「候補をコピー」です。
- 確定したセッションは再計算できません。セッションを作った時点で調整1件として記録され、件数の数え方は料金のしくみにあります。
候補の出口は3つあります
- 「この時間で確定」は、その場で確定します。そのあと何が動くかは確定したあとに自動で行われることにあります。
- 「候補で投票を作成」は、上位12件と対象メンバーを投票の作成画面へ渡します。先に再計算していないと「メンバーの空き状況を投票に引き継ぐため、候補を再計算してから作成してください。」が出ます。渡した下書きは投票の作成画面を開いた時点で消えるので、そこで作らずに離れると渡し直しです。
- 「候補をコピー」は、画面の12件ではなく、保存された候補をまとめてテキストにします。
確定は取り消せますが、同じセッションでは確定し直せません
確定した予定は調整一覧から開き、「中止する」で中止できます。確認画面には「中止後は元に戻せません。」と出ます。中止したあとのセッションは再計算までは通りますが確定は通らないので、やり直すときは新しいセッションを作ります。
Zoom を接続していないと、画面は成功したまま通知だけ届きません
この方式は会議方式が Zoom で固定で、画面に選択肢がなく、会議URLの自動発行もオフにできません。確定そのものは成功して「確定しました」と出て確定後の画面へ移動しますが、会議URLの発行はそのあとで動くので、失敗しても画面には出ません。会議URLが発行できないと、確定通知もリマインダも送られません。確定の時点でホストの既定の Zoom 接続を見に行くので、接続は確定より前に済んでいれば間に合います。