カレンダーと会議ツールをつなぐ
接続は組織単位ではなく利用者ひとりずつです。空き時間の反映と予定の作成先の違いを説明します。
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カレンダーをつなぐと、予約URL（自分のみ）・予約URL（複数ホスト）・メンバー間で調整で、予定の入っている時間が候補から自動で外れます。投票で調整の候補はホストが並べるので、カレンダーの予定では絞り込まれません。会議ツールをつなぐと、確定と同時に会議URLが発行されます。設定するのは左ナビの「ツール」>「連携設定」です。
確定後に使われるのはホストの接続だけです
確定後の会議URLの発行とカレンダー登録に使うのは、その調整のホストの接続だけです。予約URL（複数ホスト）では、その枠を担当する1名がホストにあたります。接続に管理者権限は要らず、要るのは組織全体の「確定後アクションの既定値」を変えるときだけです。
つなげるカレンダーは3種類です
同じ種類の複数アカウントを同時に接続できます。つなぎ直すときはその行の「再接続」、別のアカウントを足すときは「アカウントを追加」です。
| カレンダー | 空き時間の参照 | 予定の作成 | 会議URLの発行 |
|---|---|---|---|
| Google カレンダー | できる | できる | Google Meet を出せる |
| Microsoft 365 / Outlook | できる | できる | しない |
| iCloud カレンダー | できる | できる | しない |
iCloud は Apple Account の app-specific password で接続します。Google カレンダーが有効でない Google アカウントでは接続できず、先に calendar.google.com で初期設定を済ませる必要があります。
- 「カレンダー」で使うサービスを接続する
- カレンダーごとに「空き時間に反映」を確認する
- 「予定の作成先カレンダー」を1つ選ぶ
「空き時間に反映」と「予定の作成先カレンダー」は別の設定です
「空き時間に反映」は候補の判定に使うカレンダーで、複数選べます。「予定の作成先カレンダー」は確定した予定を書き込む先で、利用者につき1つだけです。書き込み権限のあるカレンダーしか選べません。
自動で選ばれるのは初回の同期のときだけです。「メイン」のカレンダーが「空き時間に反映」に入り、書き込みできれば作成先にもなります。
確定して作られた予定に参加者は登録されず、招待メールも飛びません。確定後の処理は確定したあとに自動で行われることにあります。
候補の計算に使うのは予定の有無だけです
Google カレンダーで「予定なし」扱いの予定は、埋まっている時間に数えません。逆に「空き時間に反映」に選んだカレンダーが1つでも読めないと、空いているとは見なさず候補の計算全体を失敗させます。空き枠が出なくなったときの確認は予約URLを公開する準備にあります。
会議方式は接続したものだけが選べます
会議方式は Zoom / Microsoft Teams / Google Meet / Webex / nCha / 対面 / ハイブリッドの7つで、作成画面は「対面」で開きます。「なし」という選択肢はありません。会議URLを出さないときは「対面」か「ハイブリッド」にします。「会議 URL を自動発行」をオフにできるのは「投票で調整」だけです。
作成画面には、接続済みのツールに対応する会議方式しか出ません。何も接続していなければ「対面」と「ハイブリッド」だけになります。確定通知が届かないときは通知が届かないときを確認してください。
Zoom と Webex は複数アカウントを接続でき、「既定にする」で既定を決め、調整ごとに発行元も選べます。Zoom で会議の中止に必要な権限が足りない接続は「一部機能の再認可待ち」と表示され、URLの発行はできますが中止時に会議を削除できません。
Webex には Webex Meetings 対応の有償ライセンスが必要です。Microsoft Teams には「外部の Microsoft 365 組織アカウントでのご利用は、Microsoft の審査完了後に順次対応予定です。」と出ます。
Google Meet だけ入口が違います
Google Meet は会議ツールとして接続せず、Google カレンダーの接続を使います。書き込みできる Google カレンダーを作成先に選んでいないと、調整を作る時点で「Google Meet を自動発行するには、書き込み可能な Google Calendar を予定作成先として選択してください。」と出て保存できません。
会議方式に nCha を選んだとき
nCha を選ぶと、通話URLの自動発行と確定通知が常に有効になり、画面からオフにできません。確定後リマインダは使われず、カレンダー登録だけ任意です。開催チャネルは「予約専用チャネルを作成」と「既存チャネルを使用」の2択で、既存チャネルには参加者全員のメールアドレスが要ります。
接続をやめても作成済みの予定は残ります
「切断」は接続を無効にし、「切断して削除」は保存済みの認証情報とアカウント識別情報まで消します。
接続を切ったあとに予定を中止すると、外部カレンダーの予定や会議を削除しに行けず処理が止まり、同じアカウントで再接続するまで再開できません。接続を外せるのは本人だけです。