日程が確定したあとに自動で行われること

日程を確定すると、4つの処理がこの順で走ります。流れは4方式で共通で、届く内容だけが方式で変わります。

確定すると4つの処理が順番に動きます

1. 会議 URL の自動発行（会議ツールで URL を出す方式のとき）
2. カレンダーへの予定登録（予定の作成先カレンダーがあるとき）
3. 確定通知メールの送信（受信者ごとに1通ずつ）
4. 開催前リマインダの予約（開始の24時間前と1時間前）

新しく作る調整ではこの4つが最初から有効です。未回答者への自動催促は「投票で調整」でだけ動き、最初はオフです（未回答の人に催促を送る）。Webhook を接続していれば確定内容も送られます。

確定通知メール

件名は「[Tokiawase] 確定: （イベント名）」です。宛先はホストと、メールアドレスが登録されている参加者で、CC も BCC も使わず、同じアドレスは1通にまとめます。

本文には日時・ホスト名・会議形式・場所・参加 URL と、Google カレンダーの登録リンク、tokiawase-YYYYMMDD-HHMM.ics の添付が付きます。配信停止のリンクは無く、受信を止められるのはホストだけです。

開催前リマインダ

件名は「[Tokiawase] 24時間前リマインダ: （イベント名）」と、1時間前の同じ形の2種類です。確定時点で過ぎている分は積まれません。

本文の日時は整形されず、ISO 8601 形式の文字列がそのまま出ます。中止や削除のあとは送られません。「リマインダを設定」と「確定通知を送信」は別の設定で、確定通知をオフにしてもリマインダは届きます。

カレンダーへの予定登録

「確定後にカレンダー登録」がオンで「予定の作成先カレンダー」が選ばれていると、確定した予定が外部カレンダーに作成されます。接続していなければ登録を飛ばすだけで、通知は届きます。接続済みで登録に失敗したときは、会議 URL がある調整だけ通知が続き、会議 URL を持たない「対面」「ハイブリッド」と Google Meet では以降の配信も止まります。Google Meet では Meet 用の予定作成が登録を兼ねます（カレンダーと会議ツールをつなぐ）。

会議 URL を発行できないと配信ごと止まります

「会議 URL を自動発行」がオンなのに URL を発行できなかった場合、配信へ進む前に処理が止まり、確定通知もリマインダも Webhook も1通も送られません。

作成画面には接続済みのツールに対応する方式しか並びません。「メンバー間で調整」は会議方式が Zoom 固定で、自動発行をオフにできません。Zoom を接続しないまま確定すると確定通知もリマインダも届きません。症状から原因を探すときは 通知が届かないとき を参照してください。

会議 URL を発行したくないとき

会議方式は Zoom・Microsoft Teams・Google Meet・Webex・nCha・対面・ハイブリッドの7つです。

出欠（RSVP）が使えるのは投票で調整だけです

確定通知のうち参加者宛のメールにだけ、その人専用の出欠回答 URL が1本入ります。ホスト宛には入りません。公開ページのアドレスから作るため、「投票で調整」にしか付きません。

会議方式が nCha のとき

汎用の確定通知の代わりに、参加者ごとの通話 URL を載せたメールを送ります。件名は「[Tokiawase] 通話 URL: （イベント名）」です。開催前リマインダは送りません。

確定したあとに変えられないこと

「確定後の自動アクション」があるのは「投票で調整」のイベント詳細だけで、切り替えられるのは確定する前です。確定後は「確定済みイベントの自動アクションは変更できません。」と出ます。予約 URL と「メンバー間で調整」にはこのカードが無く、既定のまま動きます。

よくある質問