未回答の人に催促を送る
未回答者への自動催促は既定でオフで、回答締切を設定していないと1通も送られません。
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催促には自動と手動の2通りがあります。自動催促は最初からオフで、オンにしても「回答締切」が無ければ1通も送られません。
自動催促は最初からオフです
切り替えは作成画面の「オプション」にある「未回答者へ自動催促」です。同じ並びの「確定通知を送信」や「リマインダを設定」は最初からオンですが、催促だけオフです。
初期値は「連携設定」の「確定後アクションの既定値」から引き継がれるので、毎回オンにしているならそちらを変えます。確定したあとは切り替えられません。
回答締切を設定しないと自動催促は動きません
自動催促の送信時刻は回答締切からの逆算だけで決まるため、締切が無いと送信予定が1件も作られません。動くのは次の4つがそろったときだけです。
- 「未回答者へ自動催促」がオンになっている
- 調整方式が「投票で調整」である
- ステータスが「進行中」または「確定待ち」である
- その調整に「回答締切」が設定されている
回答締切は作成画面で設定します。作成後もイベント詳細の「編集」から変更でき、保存した時点でまだ来ていない分が予約されます。
既定は締切の24時間前と3時間前、1人あたり2回まで
既定のタイミングは回答締切の1440分前（24時間前）と180分前（3時間前）です。変更は「連携設定」の「未回答催促ルール」にある「回答期限の何分前に送るか（カンマ区切り）」で指定します。範囲を外すと「催促タイミングは5分〜43200分の整数を1〜10件で指定してください。」と出ます。
すでに過ぎたタイミングは送られません。締切まで3時間しかない調整では、24時間前の分は予約されません。回数は「1人あたり最大試行回数」で決まり、既定は2回です。
| 項目 | 自動催促 | 手動催促 |
|---|---|---|
| 対象の方式 | 「投票で調整」だけ | 対象がいるのは「投票で調整」だけ |
| 送る条件 | ルールが有効・締切あり・「進行中」か「確定待ち」 | ホスト本人が「進行中」の調整で実行 |
| 送るタイミング | 回答締切から逆算した時刻 | ボタンを押した時点 |
| 1人あたりの回数 | 既定2回まで（1〜10回） | 上限なし |
| 宛先 | 除外設定に当たらない未回答者 | 未回答者全員、または1人だけ指定 |
手動の催促はホスト本人が回答状況から送ります
イベント詳細の回答状況にある「未回答者へ催促」を押すと、その場で送れます。一覧では「この人に催促」で1人だけ指定できます。催促メールの件名は「[Tokiawase] 回答のお願い: （イベント名）」です。
実行できるのはホスト本人だけで、ステータスが「進行中」の調整に限られます。それ以外は「催促は主催者のみ実行できます。」「催促は調整中の予定でのみ実行できます。」と出ます。宛先を指定したのに対象がいないと、英語のエラー（None of the requested members are pending a response for this event）になります。
送られなかった人の理由は配送履歴に残ります
イベント詳細の「催促の配送履歴」に 送信済み / キュー済み / 失敗 / スキップ の状態と、どのタイミングで動いたかが残ります。失敗した分は「失敗分を選択」で選んで再送できます。「スキップ」は選べません。
- 「メールアドレスが登録されていません」— 名前だけで追加した参加者や、共有URLから回答したゲストが該当します（投票で調整の作り方）。
- 「自動催促の送信上限に達しています」— 手動の催促なら上限にかかわらず送れます。
- 「この参加者はアカウントと紐づいていません」— Slack DM か Teams DM を選び、その参加者に組織のアカウントが無いときに出ます。
文面のトーンと静音時間を調整できます
口調の「丁寧」「親しみやすく」「簡潔」「あたたかく」が効くのは AI が文面を作るときだけです（「未回答催促ルール」では「AI口調プリセット」）。AI を使わない場合はどの口調でも文面は同じで、「固定文面をプレビュー」で確認してから「この内容で送信」に進めます。「AI生成の催促文面を使う」を有効にしていても、AI を利用できないときはエラーにならず固定の文面で送信されます。
「未回答催促ルール」では送信予定時刻を静音時間の外へずらせます。既定の時間帯は22:00〜08:00ですが、「静音時間を有効にする」の初期値は無効です。ほかに「休日に重なる場合」の補正、「主催者を催促対象から除外」「任意参加者を催促対象から除外」があります。
催促が意味を持つのは「投票で調整」だけです
予約URLは相手が枠を選んだ時点で確定するため、回答を待つ段階がありません。「メンバー間で調整」は参加者が確定時にしか登録されないため、催促の対象になる未回答者がそもそもいません。イベントを開いても催促のボタンは出ません。
確定すると、予約されていた自動催促は取り消されます。確定後の動きは確定したあとに自動で行われることをご覧ください。