予約ページを公開する準備と、空き枠が出ないときの確認
空き枠を公開して予約を受ける方法と、空き枠が1件も出ないときの確認点をまとめます。
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予約タイプを作り、受付時間を決めてURLを渡せば予約を受けられます。予約ページは先に「公開ハンドル」の保存が要ります。
予約ページとチーム予約ページの2種類があります
サイドバーの「調整方式」に「予約ページ」と「チーム予約ページ」が並びます。チーム予約ページは Pro・Business プランの機能です。
| 項目 | 予約ページ | チーム予約ページ |
|---|---|---|
| 公開URL | /p/{公開ハンドル}/{slug} | /p/group/id/{ID} |
| 公開ハンドル | 必要 | 不要 |
| 担当者 | 本人1名 | 1〜20名。「全員で対応」か「1 人が対応」。空き枠は全員のカレンダーで計算し、会議URLの発行は担当1名分だけ。「全員で対応」では他のホストのカレンダーにも予定が入ります |
| 会議形式 | Zoom / Microsoft Teams / Google Meet / Webex / nCha / 対面 / ハイブリッド。並ぶのは接続済みのツールと対面・ハイブリッド | Webex を除く6つ |
公開するまでに必要な準備
- 予約ページでは「公開ハンドル」を保存します。未設定だと「公開ハンドルを設定すると予約 URL を共有できます」と出ます。
- 使いたい会議ツールを「連携設定」でつなぎます。接続はカレンダーと会議ツールをつなぐを参照。
- 「新規作成」で「名称」「公開 URL slug」「所要時間 (分)」「会議形式」「タイムゾーン」を決めます。
- 「曜日ごとの受付時間」を入れます。空の曜日は「休」になります。
- 「予約受付期間 / 最小予告」で選べる日付の範囲を決めます。
- 「URL コピー」でURLを取り出します。
公開ハンドルを設定すると予約ページの一覧も公開されます
保存すると /p/u/{公開ハンドル} という個人ページも公開され、公開中の予約タイプが並びます。空欄で保存すれば解除できます。
受付条件の決め方
編集画面の「前バッファ (分)」「後バッファ (分)」で予定の前後に余白を取れます。「予約受付期間 / 最小予告」の欄には枠を絞る設定が3つあります。
- 「除外日」。受付から外す特定日で、曜日設定より優先されます。
- 「最小予告時間 (分)」。この分数以内に始まる枠は出ません。0 で無制限です。
- 「一日最大件数」。1日に受け付ける件数で、空欄なら無制限です。
空き枠がどう計算されるか
「曜日ごとの受付時間」を所要時間と前後バッファで区切り、ホストが主催する確定済みの予定と「空き時間に反映」を入れたカレンダーの予定を差し引きます。
空き枠が1件も出ないとき
予約ページは一覧の「調整ページを確認」でプレビューを開きます。チーム予約ページにプレビューは無く、担当者ごとの連携設定を確認します。
| プレビューに出る文言 | 対処 |
|---|---|
| 「【主催者向け】カレンダー連携の再接続が必要なため、空き枠を表示できません。…」 | 同じアカウントを再接続します。 |
| 「【主催者向け】空き時間の参照に使うカレンダー連携が利用できないため、空き枠を表示できません。…」 | 「空き時間に反映」の選択を見直します。 |
| 案内は出ないが、枠が1件も並ばない | 受付時間・受付期間・除外日・最小予告・一日最大件数を見直します。 |
配布と共有の操作は予約ページにだけあります
- 「ワンタイムリンク」。1回予約されると無効になる使い捨てURLです。Pro・Business プランの機能で、Free プランでは新しく発行できません (発行済みのリンクは期限まで使えます)。有効期限は発行するときに7日・14日・30日・カスタム（1〜30日）から選び、あとから「有効期限を変更」で延ばしたり「期限なし」にしたりできます。
- 「QRコード」。公開予約ページのURLをQRコードで保存できます。
- 「共有 (共同管理者)」。組織のメンバーを最大20名まで選び、編集と一覧表示を任せられます。
- 「複製」。設定を引き継いだ予約タイプをもう1つ作ります。この操作はチーム予約ページの一覧にもあります。
予約が入ったあとの動き
相手は「日程選択」「情報入力」「完了」の3ステップで予約します。予約後の動きは確定したあとに自動で行われることにまとめています。Zoom・Microsoft Teams・Google Meet・Webex を選んだ予約タイプは、接続が切れていると確定通知も届きません。切り分けは通知が届かないときを参照。
Free プランで公開できる予約ページは、組織で1つまでです。予約の件数に上限はありません。担当者と共同管理者に選べる人数はプランでは変わりません。組織に置けるメンバー数の条件は料金のしくみを参照。
予約を取り消したい・時間を変えたいとき
予約ページの設定の「ゲストの操作」で on にすると、確定メールに相手本人だけが使える URL が載り、相手は締め切りまで自分でキャンセルや日時の変更ができます。締め切りは既定で開始の24時間前で、開始までから開始の30日前までの間で選べます。チーム予約ページで on にできるのは相手からホストへの変更・キャンセルの依頼だけで、予約はホストが対応するまで変わりません。nCha の予約では、相手が自分でキャンセルすることだけを選べます (日程の変更は選べず、チーム予約ページでは何も選べません)。設定を変えても確定済みの予約には効きません。予約ページの予約 (nCha を除く) は、ホストも予定の画面の「日程を変更する」から空き枠へ移せます（相手には「日程変更」の確定メールが届きます）。操作できるのはホスト本人だけです。それ以外はホストが「調整一覧」から予定を開き「中止する」を実行します。中止すると、予約した相手に取り消しのメールが届きます (nCha の予約を除く)。中止は元に戻せません。チーム予約ページと nCha の予約で日時を変えるときは、相手に連絡して取り直してもらいます。
公開をやめるとき
一時的に止めるなら操作メニューの「停止する」を選びます。停止した予約タイプのURLを開くと「予約ページが見つかりません」と出ます。