確定通知とリマインダ — 誰に何が届き、どこで止められるか
日程が確定すると、ホストとメールアドレスが登録されている参加者へ1人1通ずつ確定通知が届き、開始の24時間前と1時間前にリマインダが届きます。自動で送られる5種類のメールの件名と宛先、既定値、会議 URL を発行できないと通知ごと止まる条件をまとめます。
日程が確定すると、ホストとメールアドレスが登録されている参加者へ1人1通ずつ確定通知が届き、開始の24時間前と1時間前にリマインダが届きます。
自動で送られるメールは5種類です
| メール | 件名 | 宛先 | 送られるとき |
|---|---|---|---|
| 確定通知 | 確定: | ホストと参加者 | 確定したとき |
| 開催前リマインダ | 24時間前リマインダ: ／ 1時間前リマインダ: | 確定通知と同じ | 開始の24時間前と1時間前 |
| 回答依頼 | 投票のお願い: | ホスト以外の参加者 | 「投票で調整」を作ったとき |
| 未回答者への催促 | 回答のお願い: | 未回答の参加者 | 自動催促の条件を満たすか手動 |
| 出欠回答の控え | 出欠回答: | 回答者本人とホスト | 出欠を答えたとき |
件名はどれも「[Tokiawase] 」で始まり、コロンのあとに予定名が続きます。会議方式が nCha のときだけ確定通知の代わりに受信者ごとの通話 URL のメールが届き、リマインダは送りません。
宛先はメールアドレスが登録されている人だけです
1人1通で CC も BCC も使いません。空白を落として小文字に揃えて重複を除くので、ホストが参加者を兼ねても1通です。
確定通知にはカレンダーへの登録口が2つ入ります
- 本文の「▼ カレンダーに登録する (いずれか 1 つ)」に、Google カレンダーの登録リンクと .ics 添付が並びます。
- .ics の名前は tokiawase-YYYYMMDD-HHMM.ics です。付くのは確定通知と nCha の通話 URL メールだけで、リマインダには付きません。
- Google のリンクに載るのは件名・日時・場所だけで会議 URL は入りません。
リマインダは24時間前と1時間前で固定です
- 送るのは2回だけで、タイミングの設定項目はありません。
- 確定時点で過ぎている分は積まれません。12時間後の予定なら24時間前の分は届きません。
- 受信者が1人もいなければ積まれません。
- 中止・削除した予定と nCha の予定には送りません。
送るかどうかは「投票で調整」の作成画面で決めます
作成画面の「オプション」に5つのトグルが並び、初期値は「ツール」>「連携設定」の「確定後アクションの既定値」から読み込みます。予約URLとメンバー間で調整にトグルは無く、既定のまま作られます。
| 設定 | 既定 | 効くもの | 後から変えられるか |
|---|---|---|---|
| 確定通知を送信 | オン | 確定通知・回答依頼・Webhook | 確定前だけ |
| リマインダを設定 | オン | 開催前リマインダ | 確定前だけ |
| 未回答者へ自動催促 | オフ | 自動の催促 | 確定前だけ |
| 会議 URL を自動発行 | オン | 会議 URL の発行 | 確定前だけ |
| 確定後にカレンダー登録 | オン | カレンダー登録 | 確定前だけ |
未回答者への催促は、自動と手動で条件が違います
- 自動は既定オフです。「未回答者へ自動催促」がオンで「投票で調整」に回答締切があるときだけ動き、締切が無いと送りません。
- 既定は締切の24時間前と3時間前、1人あたり2回までです。
- 手動は「投票で調整」の結果画面から、ホスト本人が確定前の予定に送ります。「未回答者へ催促」で全員、「この人に催促」で1人ずつ送れ、上限は効きません。
- 結果は「催促の配送履歴」に残り、失敗分だけ再送できます（未回答の人に催促を送る）。
会議 URL を発行できないまま確定すると、通知ごと止まります
「会議 URL を自動発行」がオンで、会議方式が Zoom・Microsoft Teams・Google Meet・Webex のどれかで、会議 URL が空のままだと配送の前で止まり、確定通知もリマインダも Webhook も出ません。カレンダー登録に失敗したときも同じで、「対面」「ハイブリッド」と Google Meet は止まり、会議 URL がある Zoom・Microsoft Teams・Webex は止まりません（カレンダーと会議ツールをつなぐ）。
メール以外の送信先は Webhook だけです
- 登録できるのは https の Webhook URL だけです。SMS もプッシュ通知もありません。
- 送信先は Slack / Mattermost 互換・Discord・Microsoft Teams Workflow・Generic JSON です。
- 送るのは確定通知・リマインダ（既定オン）と未回答催促（既定オフ）。接続は利用者ごとで、その予定のホストのものを使います。
- 失敗しても確定とメールは止まりません。料金プランでは Pro / Business の機能です。
クイック調整はメールの仕組みが無く、確定通知もリマインダも届きません（クイック調整）。処理の順番は 確定したあとに自動で行われること、届かないときは 通知が届かないとき を参照してください。