Zoom の打ち合わせの日程調整メール｜例文と会議 URL の送り方
Zoom で打ち合わせをするときの日程調整メールを、例文つきで解説します。候補日の出し方、Zoom で行うことの伝え方、会議の URL・ミーティング ID・パスコードを送るタイミングと書き方、当日に備えて書き添えたいことまでまとめました。
Zoom の打ち合わせの日程調整メールでは、Zoom で行うこと・所要時間・候補日に加えて、どちらが会議の URL を用意するかを最初に伝えておくと、やり取りがすっきりします。URL は日時が決まってから、確定の連絡で送るのが基本です。この記事では、日程調整から URL の送付までの例文と、URL を送るときに気をつけたい点を紹介します。
この記事で分かること
- Zoom の打ち合わせの日程調整メールで最初に伝えること
- Zoom の URL を送るタイミングと、送り方ごとの違い
- 日程の相談・確定と URL の送付・相手が URL を用意する場合の例文
- 当日に備えて書き添えておきたいこと
- Tokiawase の Zoom 連携で、確定と同時に会議 URL を発行する設定の例
Zoom の打ち合わせの日程調整メールで伝えること
Zoom で行うことと所要時間
最初のメールで「Zoom で行います」と書いておくと、相手は社内のルールで Zoom を使えるかを先に確かめられます。会社によっては使える会議ツールが決まっているため、後から分かるとやり直しになります。所要時間も 30 分・45 分のように具体的に書きます。
どちらが URL を用意するか
社外の打ち合わせでは、声をかけた側が会議の URL を用意するのが一般的です。相手の側で用意してもらう場合は、その旨を候補日と一緒に確かめておきます。
URL を送るタイミング
候補を出す段階では URL を書かず、「日時が決まりましたら、Zoom の URL をお送りします」とだけ書きます。日時が決まる前に URL を送ると、変更のたびに送り直すことになり、どれが最新か分からなくなるためです。
Zoom の URL の送り方
URL の送り方はいくつかあり、組み合わせて使うこともできます。
| 送り方 | 良い点 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 確定の連絡のメールに書く | 日時と URL を 1 通で伝えられる | 件名に日付を入れ、当日に探しやすくする |
| カレンダーの招待に入れる | 予定表から直接参加できる | 社外の相手には届かないことがあるので、メールにも書く |
| 前日の確認のメールで再送する | 当日にメールを探す手間が減る | 確定の連絡と同じ URL かを確かめてから送る |
| 日程調整ツールの確定のメールで自動で送る | 手で URL を作って送る手間が無い | 会議ツールとの連携が切れていないかを確かめておく |
例文 1: Zoom での打ち合わせの日程を相談する
件名: 【日程調整のお願い】◯◯のお打ち合わせ（Zoom・株式会社△△） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社△△の◯◯です。 先日ご相談いただいた◯◯について、Zoom で 45 分ほどお打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。 下記の日程で、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 ・11月17日（火）10:00〜10:45 ・11月19日（木）14:00〜14:45 ・11月20日（金）16:00〜16:45 Zoom の URL は弊社でご用意し、日時が決まりましたらお送りします。 貴社で Zoom のご利用が難しい場合は、お知らせください。別の方法をご相談させてください。 どうぞよろしくお願いいたします。
例文 2: 日程の確定と Zoom の URL を送る
日時が決まったら、件名に日付を入れて確定の連絡を送ります。URL・ミーティング ID・パスコードはまとめて書きます。
件名: 【日程確定】11/19（木）◯◯のお打ち合わせ（Zoom） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社△△の◯◯です。 ご返信いただき、ありがとうございます。下記の日時で承りました。 日時: 11月19日（木）14:00〜14:45 形式: オンライン（Zoom） 参加 URL: （Zoom の URL） ミーティング ID: （ミーティング ID） パスコード: （パスコード） 開始の数分前から入室いただけます。 接続がうまくいかない場合は、（電話番号）までご連絡ください。 URL は、ご出席の皆さま以外へは転送なさらないようお願いいたします。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
例文 3: 相手が Zoom の URL を用意してくれる場合の返信
相手が URL を用意してくれる場合は、日時の承諾と、URL を待っていることを短く伝えます。
件名: Re: 【日程調整のお願い】◯◯のご説明（Zoom） 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 ご連絡ありがとうございます。 12月3日（木）11:00〜12:00 でお願いいたします。 弊社からは私と◯◯の 2 名で参加いたします。 Zoom の URL をお送りいただけましたら、2 名の予定に登録いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。
前日になっても URL が届かないときは、「明日のお打ち合わせの URL をお送りいただけますでしょうか」と早めに確かめます。前日の確認のメールの書き方は 打ち合わせのリマインドメール にまとめています。
当日に備えて書き添えたいこと
つながらないときの連絡先
音声が聞こえない、入室できないといったときに備えて、電話番号を書いておきます。
参加人数と画面共有
こちらと相手の参加人数、資料を画面共有するかどうかを伝えておくと、相手は参加の準備がしやすくなります。
録画するときは事前に一言
打ち合わせを録画する場合は、事前のメールで伝え、了承を得ておきます。当日になって伝えるより、相手も社内で確認する時間が取れます。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase の Zoom 連携を使うと、相手が予約ページで枠を選んで日時が確定した時点で、Zoom の会議が作られ、参加 URL が確定のメールに載ります。URL を自分で作ってメールに貼る手間がありません。
- 左ナビの「ツール」>「連携設定」で、自分の Zoom アカウントをつなぎます。接続は利用者ごとで、つなぐのは打ち合わせのホスト本人です。
- 予約ページの「会議形式」に Zoom を選びます。Zoom アカウントを複数つないでいるときは、予約タイプの設定の「会議URLを発行するアカウント」で発行元を選びます (あとから編集でも変えられます)。
- 相手が枠を選ぶと、Zoom の会議が作られ、相手と主催者に確定のメール (参加 URL・.ics 付き) が届きます。作成先のカレンダーを選んでいれば、その予定の本文にも Zoom の URL が追記されます。
社外の相手と Zoom で 45 分の打ち合わせを受ける場合の設定の例です。
| 項目 | 設定の例 |
|---|---|
| 所要時間 | 45 分 |
| 前バッファ / 後バッファ | 0 分 / 15 分 |
| 曜日ごとの受付時間 | 月〜金 10:00〜18:00 |
| 最小予告 | 120 分 |
| 会議形式 | Zoom |
| 配り方 | 相手ごとにワンタイムリンク (有効期限 7 日。Pro・Business プランの機能) |
注意したいのは、Zoom の URL を発行できなかったときです。その場合は確定のメールもリマインダも送られず、失敗を知らせるメールもありません。予定の画面に「会議 URL の発行に失敗しました」と出るので、つないだ Zoom アカウントが会議を作れる状態かを確かめます。組織の Zoom で外部のアプリが制限されているときは、Zoom の管理者に許可を依頼します。詳しくは Zoom 連携 と カレンダーと会議ツールをつなぐ をご覧ください。
よくある質問
Zoom の URL は、日程調整の最初のメールに書いてもよいですか
パスコードは URL と別のメールで送るべきですか
相手が Zoom を使えないと言われたら、どうすればよいですか
Tokiawase で予約が取り消されたら、Zoom の会議はどうなりますか
まとめ
- 最初のメールで、Zoom で行うこと・所要時間・候補日・URL を用意する側を伝える
- Zoom の URL は、日時が決まってから確定の連絡で送る
- URL にはミーティング ID・パスコード・つながらないときの連絡先を添える
- 前日の確認のメールで URL を再送すると、当日に探す手間が減る
- Tokiawase の Zoom 連携なら、確定と同時に会議 URL が発行され、確定のメールで相手に届く
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