Googleカレンダーと連携した予約受付の作り方｜空き時間だけを見せて二重予約を防ぐ
Googleカレンダーの予定をもとに、空いている時間だけを相手に見せて予約を受け付ける方法を解説します。受付時間・所要時間・前後の空き時間の決め方、二重予約を防ぐ仕組み、確定後の予定登録と会議URLまで、設定の手順と運用のコツをまとめました。
相談の受付、商談、面談など、相手に時間を選んでもらって予約を受ける場面は多くあります。そのたびに予定表を見て候補日をメールで送っていると、返信を待つあいだに別の予定が入って、同じ時間に 2 件の予定が重なってしまうこともあります。
この記事では、Google カレンダーの予定をもとに、空いている時間だけを相手に見せて予約を受け付ける方法と、そのときに決めておきたい設定を紹介します。
カレンダーと連携した予約受付の仕組み
カレンダーと連携した予約受付は、次の流れで動きます。
- 受付の枠を決める (曜日・時間帯・所要時間)
- 予約のページを開いた相手には、枠の中から「カレンダーに予定が入っていない時間」だけが表示される
- 相手が時間を選び、名前とメールアドレスを入れると予約が確定する
- 確定した予約は、自分のカレンダーに予定として入る
カレンダーの予定を読んで候補から外すので、予定表とメールを見比べる手間がなくなり、二重予約も起きにくくなります。
設定で決めておくこと
受付の曜日と時間帯
「平日の 10:00〜12:00 と 14:00〜17:00」のように、予約を受けてよい時間を決めます。昼休みや、毎週の定例会議の時間は外しておきます。カレンダーに入っている予定は自動で外れますが、予定として入れていない「作業に集中したい時間」は、受付の時間帯から外しておくのが確実です。
所要時間と開始時刻の刻み
30 分・1 時間など、1 件あたりの時間を決めます。開始時刻を何分刻みで並べるか (毎時 0 分・30 分など) も決めておくと、相手が選びやすい候補になります。
前後に空ける時間
予約と予約のあいだに準備や移動の時間が要る場合は、前後に空ける時間 (例: 前後 15 分) を決めます。オンラインの商談が続く場合も、10〜15 分空けておくと、記録や次の準備ができます。
いつまで先の予約を受けるか・直前の予約を受けるか
「今日から 30 日先まで」のように受付の期間を決め、「開始の 2 時間前までに予約」のように直前の予約を受けない設定にしておくと、準備ができないまま予定が入ることを防げます。1 日に受ける件数の上限を決めておくのも有効です。
確定後に行うこと
確定したときに、カレンダーに予定を入れる、オンライン会議の URL を発行する、相手と自分に確定のメールを送る、開催前にリマインドを送る、までを決めておきます。
運用のコツ
- どのカレンダーを見るかを確かめる: 仕事用と個人用など、カレンダーを複数持っている場合は、予定を読むカレンダーと、予約を書き込むカレンダーを確かめます。個人の予定が仕事の予約と重ならないよう、両方を読む設定にしておくと安心です。
- 予定の「空き」と「予定あり」を正しく付ける: カレンダーの予定に「空き時間」として登録したものは、予約の候補から外れない場合があります。予約を入れたくない予定は「予定あり」にしておきます。
- 受付の URL は相手に合わせて分ける: 初回の相談は 30 分、既存のお客様との打ち合わせは 1 時間、のように、用途ごとに予約ページを分けると、相手が迷いません。
- 公開する場所を決める: Web サイトに載せる URL と、特定の相手にだけ送る URL を分けておくと、想定外の予約を防げます。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase の予約ページでは、上の設定をまとめて決められます。
- 受付の曜日・時間帯、所要時間、開始時刻、前後の空き時間、受付の期間、直前の予約の締め切り、1 日の件数の上限を設定できます。
- Google カレンダー・Microsoft (Outlook)・iCloud のカレンダーと連携すると、予定が入っている時間と、ほかの予約が入っている時間は、相手の画面に候補として出ません。連携したアカウントのカレンダーごとに「空き時間に反映」するかを選べ、予約を書き込むカレンダーも選べます。
- 相手 (ゲスト) はアカウントを作らずに予約できます。
- 確定すると、連携したカレンダーに予定を登録し、連携の状況に応じてオンライン会議 (Zoom・Google Meet など) の URL を発行し、相手と自分に確定のメールを送ります。開催の 24 時間前と 1 時間前にリマインドが届きます。
- 特定の相手にだけ送りたいときは、予約を 1 件受けたら使えなくなるワンタイムリンクを発行できます。
まとめ
- カレンダーと連携した予約受付では、受付の枠の中から予定が入っていない時間だけを相手に見せる
- 受付の時間帯・所要時間・前後の空き時間・受付の期間と締め切りを先に決める
- 予定を読むカレンダーと書き込むカレンダーを確かめ、予約を入れたくない予定は「予定あり」にする
- 確定後の予定登録・会議の URL・確定のメール・リマインドまでを自動にすると、受付の手間がほとんどなくなる
カレンダーの連携は Google カレンダー連携の機能と カレンダーと会議の連携 (ヘルプ)、設定の手順は 予約ページの作り方 (ヘルプ)で紹介しています。
