カジュアル面談の日程調整メール例文｜企業から送るとき・候補者が返信するとき
カジュアル面談の日程調整メールを、企業から候補者に送る場合と、候補者が返信する場合の両方の例文で解説します。選考の面接との違い、堅くなりすぎない書き方、オンラインでの案内、候補が合わないときの返し方をまとめました。
カジュアル面談は、選考の前に、企業と候補者がお互いを知るために話す場です。合否を決める面接ではないので、日程調整のメールも、選考の面接より少しやわらかく、相手が気軽に応じられる書き方が向いています。
この記事では、企業から候補者に送る場合と、候補者が返信する場合の両方について、例文とあわせて書き方を紹介します。
この記事で分かること
- カジュアル面談と選考の面接の違いと、メールでの伝え方
- 企業から候補者に日程を案内するときのポイントと例文
- 候補者が返信するときのポイントと、候補から選ぶ・合わないときの例文
- 予約ページで、候補者に空いている時間から選んでもらう方法
カジュアル面談と選考の面接の違い
| 項目 | カジュアル面談 | 選考の面接 |
|---|---|---|
| 目的 | お互いを知る・情報交換 | 合否の判断 |
| 所要時間 | 30〜45 分ほど | 45〜60 分ほど |
| 形式 | オンラインが多い | 対面・オンライン |
| 服装・準備 | 普段どおりでよいことが多い | 指定に従う |
日程調整のメールでも、この違いが伝わるようにします。「選考ではありません」「普段どおりの服装で」などを一言書いておくと、候補者は安心して参加できます。
企業から送るときのポイント
選考ではないことを書く
候補者が「面接の準備をしなければ」と身構えずに済みます。
誰と話すかを書く
現場のエンジニア、採用の担当者など、相手が分かると話す内容を考えやすくなります。
候補は多めに、夕方以降も入れる
在職中の候補者が多いので、平日の夜やお昼休みの時間も入れると決まりやすくなります。
断りやすさも残す
「ご興味があれば」「ご都合が合わなければお気軽にお知らせください」と書き、無理に予定を空けさせない印象にします。
例文 1: 企業から候補者へ (スカウトに返信をもらったあと)
件名: カジュアル面談の日程のご相談（株式会社△△） ◯◯ ◯◯様 ご返信いただき、ありがとうございます。株式会社△△ 採用担当の山田です。 ◯◯様にお話を伺えるのを楽しみにしております。 カジュアル面談は選考ではなく、当社の仕事やチームについてざっくばらんにお話しする場です。 開発チームの◯◯（エンジニア）も同席し、30 分ほど、オンライン（Google Meet）でお話しできればと思います。 服装は普段どおりで構いません。 下記のうち、ご都合のよい日時はございますでしょうか。 ・11月10日（火）12:15〜12:45 ・11月11日（水）19:00〜19:30 ・11月12日（木）18:30〜19:00 ・11月13日（金）19:30〜20:00 いずれも難しい場合は、ご都合のよい時間帯をお知らせください。合わせて調整いたします。
例文 2: 候補を予約ページで選んでもらう
候補を並べる代わりに、空いている時間から選んでもらう方法もあります。候補者は自分の都合のよい時間をすぐに選べ、返信の往復がありません。
下記の URL から、ご都合のよい日時をお選びください（登録は不要です）。 選んでいただいた時点で日程が確定し、確認のメールとオンライン面談の URL が届きます。 （予約ページの URL） ご都合の合う時間が無い場合は、このメールにご返信ください。
候補者が返信するときのポイント
- お礼から始める: 声をかけてもらったことへのお礼を一言入れます。
- 候補から選ぶときは、日時を書き写す: 「11月11日（水）19:00〜19:30 でお願いします」のように、相手の書き方のまま書きます。
- 合わないときは、こちらから候補を出す: 「平日は 19 時以降なら調整できます」のように、都合のつく時間帯を書きます。
- 聞きたいことがあれば添える: 事前に聞きたいことを書いておくと、面談の時間を有効に使えます。
例文 3: 候補者から企業へ (候補から選ぶ)
件名: Re: カジュアル面談の日程のご相談（株式会社△△） 株式会社△△ 山田様 ご連絡いただき、ありがとうございます。◯◯です。 カジュアル面談の機会をいただき、うれしく思います。 いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。 第 1 希望: 11月11日（水）19:00〜19:30 第 2 希望: 11月13日（金）19:30〜20:00 当日は、開発チームの体制や、入社後の仕事の進め方について伺えればと思っております。 どうぞよろしくお願いいたします。
例文 4: 候補者から企業へ (候補が合わない)
せっかく候補をいただいたのですが、いずれの日程も仕事の都合で難しく、申し訳ございません。 平日は 19:30 以降、または土曜日の日中でしたら調整できます。 ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
カジュアル面談の日程調整を楽にするには
カジュアル面談は、スカウトや紹介をきっかけに、1 人の採用担当者が同時に何人もの候補者とやり取りすることがあります。候補日をメールで出していると、同じ時間を 2 人に案内してしまう、返信を待つあいだに候補者の熱が冷める、といったことが起きやすくなります。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase の予約ページを使うと、面談を受け付ける時間帯を決めておき、候補者には空いている時間から選んでもらえます。
- 候補者はアカウントを作らずに予約できます
- 連携したカレンダーの予定が入っている時間と、ほかの予約が入っている時間は候補に出ません
- 確定すると候補者と担当者に確定のメールが届き、連携の状況に応じて、カレンダーへの予定の登録とオンライン会議の URL の発行も行います
- 開催の 24 時間前と 1 時間前にリマインドが届きます
- 現場の社員が同席する面談は、チーム予約ページの「全員で対応」で、全員が空いている時間だけを見せられます
設定の例: 30 分のオンライン面談
例文 1 のような面談なら、予約ページの所要時間を 30 分、後バッファを 15 分にし、受付時間を月〜金の 12:00〜13:00 と 18:30〜20:30 にします。会議形式は Google Meet にしておくと、確定のメールに面談の URL が載ります。
ゲストに見せる主催者名を「株式会社△△ 採用チーム」のように決めておくと、担当者の個人名ではなくチームの名前で案内できます。候補者の都合が変わったときに備えて、ゲストの操作でキャンセルと日程変更を許可しておくと、候補者は本人用の URL から選び直せます。
予約ページの使い方は 予約ページの機能で紹介しています。選考の面接のメールは 面接の日程調整メール例文【企業側】、返信の書き方は 日程調整メールへの返信例文をご覧ください。
よくある質問
カジュアル面談の日程調整メールは、選考の面接と同じ書き方でよいですか
候補者から返信が来ないときは、もう一度送ってもよいですか
候補者の側から、決まった面談の日程を変えたいときは?
面談の URL は、いつ候補者に送ればよいですか
まとめ
- カジュアル面談の日程調整は、選考ではないこと・誰と話すか・服装を書き、堅くなりすぎないようにする
- 候補は平日の夜やお昼休みも含めて多めに出し、断りやすさも残す
- 候補者は、お礼と日時の書き写し、合わないときは都合のつく時間帯を返す
- 候補者が多いときは、予約ページで空いている時間から選んでもらう
