日程調整のお礼メール例文｜社外・社内・就活で時間を作ってもらったとき
日程を調整してもらったときのお礼メールを、社外・社内・就活の例文で解説します。送るタイミング、入れること、短くまとめるコツ、候補を出し直してもらったときの書き方、確定の連絡と兼ねる方法をまとめました。
日程を調整してもらったら、決まったその日のうちに、時間を作ってもらったお礼と確定した日時を 1 通のメールで伝えます。お礼は長くなくてよく、日時の確認と当日へのひと言を添えれば、相手にとっても読みやすいメールになります。
この記事では、日程調整のお礼メールについて、送るタイミング、入れること、社外・社内・就活の例文を紹介します。
この記事で分かること
- 日程調整のお礼メールを送るタイミング
- お礼メールに入れることと、短くまとめるコツ
- 社外・社内・就活の場面別の例文
- 候補を出し直してもらったときのお礼の書き方
- 相手に確定の連絡が自動で届く場合の、お礼メールの役割
お礼メールを送るタイミング
日程調整のお礼は、日時が決まった時点で送ります。相手が最後に日時を決めて連絡してくれた場合は、その返信がお礼メールになります。
| 場面 | 送るタイミング | 主に書くこと |
|---|---|---|
| 取引先が日時を決めて連絡してくれた | 連絡を受けた当日中 | お礼・日時の復唱・当日の準備 |
| 自分が出した候補から相手が選んでくれた | 返事を受けた当日中 | お礼・確定の連絡・会議 URL や場所 |
| 上司や他部署が予定を空けてくれた | 決まった直後 (チャットでもよい) | お礼・日時・議題 |
| 就活で企業が面接の日時を決めてくれた | 連絡を受けた当日中、遅くとも翌日 | お礼・日時の復唱・参加の意思 |
夜遅くに連絡を受けた場合は、翌営業日の午前に送っても失礼にはなりません。
お礼メールに入れること
時間を作ってもらったことへのお礼
「お忙しいところ日程をご調整いただき、ありがとうございます」のように、相手が予定を動かしてくれたことに触れます。候補を出し直してもらった、ほかの参加者との調整までしてもらった、など具体的に書くと気持ちが伝わります。
確定した日時の復唱
お礼だけで終わらせず、決まった日時・形式・場所をもう一度書きます。曜日まで書いておくと、日付の読み違いがあっても、ここで気付けます。
当日に向けたひと言
「当日は◯◯の資料をお持ちします」「事前に確認しておきたい点があればお知らせください」など、当日へのひと言で締めます。お礼のあとに用件を長く続けると、どこが大事なのか分かりにくくなるので、ほかの相談は別のメールに分けます。
場面別のお礼メールの例文
例文 1: ビジネス (取引先が日時を決めてくれた)
件名: Re: お打ち合わせ日程のご連絡 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。（自社名）の（氏名）です。 お忙しいところ日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。 下記の日時で承知いたしました。 日時: 11月18日（水）15:00〜16:00 場所: 貴社 会議室（受付で私の名前をお伝えします） 当日は、前回ご要望いただいた見積もりの内訳をお持ちいたします。 どうぞよろしくお願いいたします。
例文 2: ビジネス (候補を出し直してもらった)
件名: Re: 日程の再調整について 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。（自社名）の（氏名）です。 こちらの都合で候補が合わず、改めてご調整いただきありがとうございました。 ご提示いただいた中から、12月2日（水）10:00〜11:00 でお願いいたします。 オンラインでの実施とし、会議の URL は前日までにお送りいたします。 お手数をおかけしましたが、引き続きよろしくお願いいたします。
例文 3: 社内 (上司が予定を空けてくれた)
件名: Re: 提案内容のレビューのお願い ◯◯部長 お疲れさまです。（氏名）です。 お忙しいところ時間を取っていただき、ありがとうございます。 11月26日（木）16:00〜16:30、第 2 会議室でお願いします。 資料は前日の夕方までに共有します。 よろしくお願いいたします。
例文 4: 就活 (企業が面接の日時を決めてくれた)
件名: Re: 二次面接の日程について（◯◯大学 ◯◯） 株式会社△△ 採用ご担当 ◯◯様 ◯◯大学の◯◯です。 面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。 12月8日（火）13:00〜14:00 の二次面接に、オンラインで参加いたします。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
就活のお礼は、敬語を重ねすぎず、日時と参加の意思がはっきり伝わることを優先します。
お礼メールで気をつけたいこと
- 件名は変えずに返信する: 調整のやり取りの続きとして読めるように、「Re:」を付けたまま送ります。
- お礼を何度も重ねない: 冒頭と結びに 1 回ずつで十分です。
- 返信の往復を増やさない: 相手が返事に困らないよう、確認したいことが無ければ「ご返信には及びません」と添える方法もあります。目上の相手には使い方に注意し、社内の親しい相手に向きます。
返信の基本的な書き方は 日程調整メールへの返信例文 でも紹介しています。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase で日程が確定すると、ホストと、メールアドレスが登録されている参加者に確定のメールが自動で届きます。日時の連絡そのものは自動のメールが受け持つので、お礼メールは気持ちを伝えるひと言に絞れます。届く内容は 確定通知とリマインダの機能 で確認できます。
- 件名は「[Tokiawase] 確定: （イベント名）」です。
- 本文には日時・ホスト名・会議形式・場所・参加 URL が載り、Google カレンダーの登録リンクと .ics の添付が付きます。
- 予約ページの予約で「ゲストの操作」を許可していれば、相手本人だけが使える URL が載り、締め切りまで自分でキャンセルや日程の変更ができます。新しく作る予約タイプは最初から両方 on です。
- 開始の 24 時間前と 1 時間前にはリマインダが届きます。
設定の例として、取引先との打ち合わせを予約ページで受ける場合は、次のようにします。
- 所要時間 30 分、後バッファ 15 分 (続けて予約が入っても、議事メモを書く時間を残す)
- 曜日ごとの受付時間: 月〜金 10:00〜18:00
- ゲストの操作: キャンセルと日程変更を許可、締め切りは開始の 24 時間前
- ゲストに見せる主催者名: 「株式会社△△ 営業部」
相手が枠を選ぶと確定のメールが届くので、こちらからは「ご予約ありがとうございます。当日は◯◯についてお話しできればと思います」と、短いお礼を送れば十分です。
よくある質問
日程調整のお礼メールは必要ですか。
就活で面接の日程が決まったとき、お礼は返すべきですか。
社内の相手にもお礼のメールを送りますか。
お礼メールに相手から返信が来ないのですが、問題ありませんか。
まとめ
- 日程調整のお礼は、日時が決まった当日中に送る
- お礼・日時の復唱・当日へのひと言の 3 つで短くまとめる
- 候補を出し直してもらった場合は、その手間に触れてお礼を書く
- 就活では、日時の復唱と参加の意思をはっきり伝える
- 確定の連絡が自動で届く仕組みなら、お礼メールは気持ちを伝えるひと言に絞れる
