日程調整メールへの返信例文｜承諾・候補が合わない・日程変更のお願い
取引先などから届いた日程調整メールへの返信を、場面別の例文で解説します。候補から選ぶとき、どの候補も合わないとき、決まった日程を変えてもらうときの書き方と、返信で気をつけたい点をまとめました。
日程調整のメールを受け取ったら、できるだけ早く、相手が一度で日程を決められる形で返信するのが基本です。この記事では、候補から選ぶとき・どの候補も合わないとき・決まった日程を変えてもらうときの返信を、例文とあわせて紹介します。
送る側の書き方は「日程調整メールの書き方と例文」で紹介しています。
返信で押さえたい 4 つのこと
- 早めに返す: 候補の時間は、相手が仮に押さえていることが多いです。遅くとも翌営業日までに返信します。すぐに決められないときは「◯日までにお返事します」とだけ先に返します。
- 日時は相手の書き方のまま書き写す: 「11月11日（水）10:00〜11:00」のように、相手の候補をそのまま書くと、読み違いが起きません。「2 番目の候補で」だけだと、相手が見返す手間がかかります。
- 件名は変えない: 「Re:」を付けたまま返すと、相手はやり取りをまとめて追えます。
- 第 2 希望も書く: 相手がほかの人とも調整している場合、第 1 希望が先に埋まることがあります。2 つ書いておくと、もう一度の往復を防げます。
例文 1: 候補の中から選んで承諾する
件名: Re: 【日程調整のお願い】◯◯のご説明について 株式会社△△ 山田様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。 日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 いただいた候補のうち、下記の日時でお願いできますでしょうか。 第 1 希望: 11月11日（水）10:00〜11:00 第 2 希望: 11月13日（金）16:00〜17:00 オンライン（Zoom）での実施で問題ございません。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
例文 2: 候補が 1 つだけ合うとき
いただいた候補のうち、11月11日（水）10:00〜11:00 でしたら伺えます。 ほかの日程は都合がつかず、申し訳ございません。 こちらでご確定いただけますと幸いです。
1 つしか合わないことをはっきり書いておくと、相手がその時間をほかの人に回さずに済みます。
例文 3: どの候補も合わないとき
合わないことだけを伝えると、相手がもう一度候補を考え直すことになります。こちらから代わりの候補を出すと、一度の往復で決まりやすくなります。
せっかく候補をお送りいただいたのですが、あいにくいずれの日程も先約があり、都合がつきません。 申し訳ございません。 勝手ながら、下記の日程はいかがでしょうか。 ・11月17日（火）13:00〜17:00 のうち 1 時間 ・11月18日（水）10:00〜12:00 のうち 1 時間 ・11月20日（金）終日 こちらも難しいようでしたら、改めて候補をお送りいただけますと幸いです。
時間帯で幅を持たせると、相手が選びやすくなります。
例文 4: 予定がまだ分からず、すぐに返せないとき
日程のご連絡をありがとうございます。 社内の予定を確認しておりますので、11月6日（金）中にお返事いたします。 お待たせして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
返事の期限を自分で書いておくと、相手は候補の時間をいつまで押さえておけばよいかが分かります。
例文 5: 決まった日程を変えてもらうとき
いったん決まった日程を変えてもらうときは、お詫びと理由を簡潔に書き、代わりの候補を必ず添えます。
件名: 【日程変更のお願い】11月11日（水）のお打ち合わせについて 株式会社△△ 山田様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。 11月11日（水）10:00 からお約束しておりましたお打ち合わせですが、 社内で急ぎの対応が入り、伺うことが難しくなってしまいました。 こちらの都合で大変申し訳ございません。 恐れ入りますが、下記のいずれかの日程に変更いただくことは可能でしょうか。 ・11月16日（月）14:00〜15:00 ・11月17日（火）10:00〜11:00 ・11月19日（木）16:00〜17:00 ご迷惑をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
変更のお願いは、分かった時点ですぐに送ります。前日や当日になる場合は、メールに加えて電話でも一言伝えると丁寧です。
返信で気をつけたいこと
- カレンダーに入れてから返す: 返信した日時は、送る前に自分の予定表に仮で入れておきます。返信と前後して別の予定を入れてしまうのを防げます。
- オンラインか対面かを確かめる: 形式が書かれていなければ、返信で確認します (例:「オンラインと対面、どちらでの実施をお考えでしょうか」)。
- 参加者を確かめる: こちらから同席者を連れて行く場合は、人数と名前を返信に書いておきます。
調整のメールが多いなら、予約ページを返信に添える
社外との打ち合わせが多いと、候補を出す・選ぶ・確定するの往復だけで時間がかかります。自分の空いている時間を相手に選んでもらえるページがあれば、返信に URL を添えるだけで済みます。
恐れ入りますが、下記のページから、ご都合のよい日時をお選びいただけますでしょうか。 選んでいただいた時点で日程が確定し、確認のメールが届きます。 （予約ページの URL）
Tokiawase の予約ページでは、受け付ける曜日・時間帯・所要時間を決めておくと、相手は空いている時間だけを見て予約できます (相手のアカウントの登録は要りません)。確定すると双方に確認のメールが届き、カレンダーやオンライン会議ツールを連携していれば、予定の登録や会議の URL の発行も確定の流れの中で行えます。
予約ページの設定で許可しておけば、相手は確定のメールにある本人用の URL から、日程の変更やキャンセルを自分で行えます。「日程変更のお願い」のメールの往復も減らせます。
1 回だけの調整なら、アカウントを作らずに候補日を URL で共有できる「クイック調整」も使えます。
まとめ
- 日程調整メールには、遅くとも翌営業日までに、件名を変えずに返信する
- 候補から選ぶときは、日時を相手の書き方のまま書き写し、第 2 希望も添える
- どの候補も合わないときは、お詫びとあわせて代わりの候補を出す
- 決まった日程を変えるときは、理由を簡潔に書き、代わりの候補を必ず添えてすぐに送る
- 調整が多いなら、予約ページの URL を返信に添えて相手に選んでもらう
予約ページの使い方は 予約ページの機能で紹介しています。1 回だけの調整なら、登録なしでクイック調整を作ることもできます。
