面接の日程調整メール例文【企業側】候補日の出し方から返信が来ないときまで

公開日: 2026年10月24日更新日: 2026年10月24日読了 13 分

採用担当者が応募者へ送る面接の日程調整メールを、そのまま使える例文つきで解説します。候補日の出し方、オンライン面接の案内、日程が合わないときや返信が来ないときの対応、予約ページで応募者に選んでもらう方法まで整理しました。

書類選考を通過した応募者に、最初に送るのが面接の日程調整メールです。返信が遅れたり、日程の往復が続いたりすると、そのあいだに応募者がほかの企業の選考を先に進めてしまうこともあります。

この記事では、採用担当者 (企業側) が送る面接の日程調整メールについて、候補日の出し方と例文、日程が合わないとき・返信が来ないときの対応をまとめます。

面接の日程調整で企業側が気をつけたいこと

連絡はできるだけ早く

選考を進めると決めたら、なるべくその日のうちに日程調整の連絡を送ります。応募者は複数の企業に応募していることが多く、早く日程が決まった選考から予定が埋まっていきます。

候補は多めに、時間帯も幅広く

在職中の応募者は、平日の日中に時間を取りにくいことがあります。候補は 4〜6 つほど出し、可能であれば早朝・夕方以降や、オンラインでの実施も選べるようにすると、決まりやすくなります。

面接の形式と所要時間をはっきり書く

対面かオンラインか、面接官は何人か、所要時間はどのくらいかを書いておくと、応募者は予定を立てやすく、当日の準備もしやすくなります。

個人情報の扱いに気をつける

応募者の連絡先や選考の状況は、社内でも必要な人だけが見られるようにします。複数の応募者に一斉に送るときは、宛先を「BCC」にするか、1 人ずつ送ります。

例文 1: 書類選考の通過と面接の日程調整（候補日を出す）

件名: 【株式会社△△】一次面接の日程調整のお願い ◯◯ ◯◯様このたびは、株式会社△△の◯◯職にご応募いただき、ありがとうございます。人事部の山田です。書類選考の結果、ぜひ面接にお越しいただきたく、ご連絡いたしました。一次面接は下記のとおり予定しております。形式: オンライン（Google Meet）所要時間: 45 分ほど面接官: 人事部 1 名、配属予定部署 1 名下記の候補から、ご都合のよい日時を 2 つほどお知らせいただけますでしょうか。・11月10日（火）18:00〜18:45 ・11月11日（水）10:00〜10:45 ・11月12日（木）13:00〜13:45 ・11月13日（金）17:00〜17:45 ・11月16日（月）11:00〜11:45 いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。できる限り調整いたします。恐れ入りますが、11月6日（金）までにご返信いただけますと幸いです。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。どうぞよろしくお願いいたします。

応募者に候補を 2 つほど選んでもらうと、面接官の予定が急に変わったときにも、もう 1 つの候補で決められます。

例文 2: 日程の確定と当日の案内

件名: 【株式会社△△】一次面接の日程のご連絡 ◯◯ ◯◯様ご返信いただき、ありがとうございます。一次面接の日程を、下記のとおり確定いたしました。日時: 11月11日（水）10:00〜10:45 形式: オンライン（Google Meet） URL: （会議の URL）開始の 5 分前を目安に、上記の URL からご入室ください。当日、接続がうまくいかない場合は、下記の電話番号までご連絡ください。（電話番号） ◯◯様とお話しできることを楽しみにしております。

対面の面接では、URL の代わりに住所・最寄り駅・受付の方法・持ち物を書きます。

例文 3: 応募者から「候補が合わない」と返信が来たとき

ご連絡いただき、ありがとうございます。改めて、下記の日程はいかがでしょうか。・11月17日（火）19:00〜19:45 ・11月18日（水）12:00〜12:45 ・11月20日（金）18:00〜18:45 こちらも難しい場合は、ご都合のよい曜日や時間帯をお知らせいただければ、合わせて調整いたします。

2 回目の候補は、1 回目と違う曜日・時間帯 (お昼休み・夜など) を混ぜると、合う日が見つかりやすくなります。

例文 4: 返信が来ないとき

期限を 1〜2 営業日過ぎても返信が無いときは、迷惑メールのフォルダに入っている可能性もあるため、件名を分かりやすくして確認します。

件名: 【再送】【株式会社△△】一次面接の日程調整のお願い ◯◯ ◯◯様株式会社△△ 人事部の山田です。 11月4日にお送りした一次面接の日程調整について、ご確認いただけましたでしょうか。念のため、改めてお送りいたします。（候補日を再掲）行き違いでご連絡をいただいておりましたら、失礼をお許しください。

再送しても返信が無い場合は、電話で一度確認するか、選考を辞退されたと扱うかを、社内のルールに沿って判断します。

応募者が増えたら、候補を「予約ページ」で選んでもらう

応募者が多くなると、1 人ずつ候補を送り、返信を待ち、面接官の予定と照らし合わせて確定の連絡をする、という往復が担当者の負担になります。重複して同じ枠を案内してしまう心配も出てきます。

そこで、面接を受け付ける時間をあらかじめ決めておき、応募者に予約ページの URL を送って、空いている時間から選んでもらう方法があります。

応募者は URL を開いて、空いている時間を選び、名前とメールアドレスを入れるだけで予約できます (アカウントの登録は要りません)
選んだ時点で日時が決まるので、確定の連絡の往復が要りません
埋まった時間は表示されなくなるため、同じ枠に 2 人を案内してしまうことを防げます

Tokiawase の予約ページでは、さらに次のような使い方ができます。

応募者ごとのワンタイムリンク: 公開の URL ではなく、1 回だけ予約できる URL を応募者ごとに発行できます。案内した人以外に枠を取られる心配がなく、リンクの有効期限 (7 日・14 日など) も決められます
面接官が複数いる面接: チーム予約ページの「全員で対応」を使うと、面接官全員の予定が空いている時間だけを応募者に見せられます
確定後の連絡: 予約が確定すると、応募者と主催者に確定のメールが届きます。オンライン会議ツールやカレンダーを連携していれば、会議の URL の発行や予定の登録も、確定の流れの中で行えます
応募者による日程の変更・キャンセル: 予約ページの設定で許可すれば、応募者は確定のメールにある本人用の URL から、日程の変更やキャンセルを自分で行えます

メールには、次のように添えるだけです。