日程調整メールの書き方と例文｜候補日の出し方・件名・送るタイミング
社外の相手に日程調整をお願いするメールの書き方を、そのまま使える例文つきで解説します。件名の付け方、候補日の数と書き方、オンライン・対面の伝え方、返信が来ないときの再送まで整理しました。
打ち合わせや面談の日程を決めるとき、最初に送るのが日程調整のメールです。候補日が分かりにくかったり、何を返せばよいかが伝わらなかったりすると、やり取りが何往復も続いてしまいます。
この記事では、社外の相手に日程調整をお願いするメールについて、件名の付け方、候補日の出し方、本文の組み立て方を、そのまま使える例文とあわせて紹介します。
日程調整メールに入れる 5 つの要素
日程調整のメールは、相手が「何の予定を」「いつ」「どうやって」決めればよいかを一度で分かることが大切です。次の 5 つを入れておくと、やり取りが少なく済みます。
- 用件: 何のための打ち合わせか (例: ご提案内容のご説明、採用面接、定例の進捗確認)
- 所要時間: 30 分・1 時間など。相手が予定を空けやすくなります
- 形式と場所: 対面なら場所、オンラインなら使う会議ツール (Zoom・Google Meet・Microsoft Teams など)
- 候補日時: 日付・曜日・時間帯を具体的に
- 返信の期限と方法: いつまでに、どう返してほしいか
件名の付け方
件名だけで「日程調整のお願いだ」と分かるようにします。受信箱で埋もれないよう、用件と会社名・氏名を入れるのが基本です。
- 【日程調整のお願い】◯◯のご説明について（株式会社△△ 山田）
- ◯月◯日週のお打ち合わせ日程のご相談（株式会社△△）
- 【ご都合伺い】◯◯プロジェクト定例会の日程について
返信のときは件名を変えず「Re:」のままにしてもらうと、やり取りを追いやすくなります。
候補日の出し方
候補は 3〜5 つ、2 週間以内を目安に
候補が 1〜2 つだけだと合わなかったときにやり直しになり、多すぎると相手が選ぶのに手間がかかります。3〜5 つほどを、相手が無理なく選べる範囲 (おおむね 2 週間以内) から出すのが目安です。
日付・曜日・時間帯をそろえて書く
- 11月10日（火）14:00〜15:00
- 11月11日（水）10:00〜11:00
- 11月13日（金）16:00〜17:00
曜日を書いておくと、日付の読み違いを防げます。表記 (全角・半角、「〜」の位置) をそろえると読みやすくなります。
幅を持たせるなら「時間帯」で出す
「11月10日（火）13:00〜17:00 の間で 1 時間」のように時間帯で示すと、相手が選べる幅が広がります。ただし、相手の返信が「14時からで」のように自由な形になるので、こちらで確定の連絡を入れる前提で使います。
候補日を出したら、その時間は空けておく
候補として出した時間に別の予定を入れてしまうと、相手が選んだあとに「その日は難しくなりました」と連絡することになります。返事が来るまでは、候補の時間を仮に押さえておきましょう。
例文 1: 社外の相手に打ち合わせの日程を相談する
件名: 【日程調整のお願い】◯◯のご説明について（株式会社△△ 山田） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 先日お話しした◯◯について、詳しいご説明の場をいただきたく、ご連絡いたしました。 お打ち合わせは 1 時間ほどを予定しており、オンライン（Zoom）での実施を考えております。 下記の日程のうち、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 ・11月10日（火）14:00〜15:00 ・11月11日（水）10:00〜11:00 ・11月13日（金）16:00〜17:00 いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただければ、こちらで調整いたします。 お手数ですが、11月6日（金）までにご返信いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。
ポイントは、候補が合わなかったときの返し方 (「ご都合のよい日時をお知らせください」) まで書いておくことです。相手が迷わず返信できます。
例文 2: 社内の複数人に会議の日程を聞く
社内向けでは、敬語を簡潔にして、回答の形をそろえてもらうのがコツです。
件名: 【11/12〆】◯◯定例会の日程調整 ◯◯チームの皆さん お疲れさまです。山田です。 来月の◯◯定例会（1 時間・会議室 A またはオンライン）の日程を決めたいので、参加できる候補に〇を付けて返信をお願いします。 ① 11月17日（火）10:00〜11:00 ② 11月18日（水）15:00〜16:00 ③ 11月19日（木）13:00〜14:00 回答の締め切りは 11月12日（木）です。全員がそろう日が無い場合は、参加者が多い日で決めます。
人数が増えると、全員の返信を集めて〇を数えるのが手間になります。その場合は、後で紹介する「候補を URL で共有する」方法が向いています。
例文 3: 相手に候補を出してもらう
相手のほうが予定が埋まっている場合などは、候補を出してもらうほうが早く決まります。
恐れ入りますが、11月9日（月）から11月20日（金）の間で、1 時間ほどお時間をいただける日時を 2〜3 つお知らせいただけますでしょうか。 平日 10:00〜18:00 の範囲でしたら、こちらはおおむね調整できます。
こちらの都合がつく範囲を書いておくと、相手が出した候補が合わないというやり直しを防げます。
オンラインと対面の伝え方
- オンライン: 使う会議ツールを書き、会議の URL は日時が決まってから送ると伝えます (例:「日時が決まりましたら、Zoom の URL をお送りします」)。
- 対面: 住所・最寄り駅・受付の方法を、確定の連絡で送ります。候補の段階では「弊社（◯◯駅）にて」程度で十分です。
- どちらでもよい場合: 「オンライン・対面のどちらでも対応できます」と書き、相手に選んでもらいます。
日時が決まったら、確定の連絡を送る
相手から返信が来たら、決まった内容をまとめて送り返します。日時・形式・場所 (会議 URL)・参加者をもう一度書いておくと、お互いの勘違いを防げます。
ご返信ありがとうございます。 それでは、下記の日時でお願いいたします。 日時: 11月11日（水）10:00〜11:00 形式: オンライン（Zoom） URL: （会議の URL） 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
カレンダーの招待も送っておくと、相手の予定表に入り、当日の参加漏れを防げます。
返信が来ないときの再送
期限を過ぎても返信が無いときは、元のメールに返信する形で、やわらかく確認します。
先日お送りした◯◯のお打ち合わせの日程について、ご確認いただけましたでしょうか。 ご多忙のところ恐れ入りますが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 お出しした候補が難しい場合は、ほかの日程もご提案いたします。
最初のメールから 2〜3 営業日ほど空けるのが目安です。候補日が近づいている場合は、候補を出し直すほうが親切です。
やり取りを減らすなら、候補を URL で共有する
メールでの日程調整は、相手が増えるほど「返信を集める」「〇を数える」「確定を連絡する」手間が増えます。そこで、候補日を 1 つの URL にまとめて送り、相手にはその画面で回答してもらう方法があります。
- 複数の候補から選んでもらう: 候補日を並べた回答ページを作り、参加者は URL を開いて都合のよい候補に回答します。主催者は一覧で回答を見て、日時を決めます。
- 空いている時間から予約してもらう: 受付できる時間をあらかじめ決めておき、相手にはその中から都合のよい時間を選んでもらいます。選んだ時点で予定が決まるので、確定の連絡の往復もありません。
Tokiawase の「クイック調整」なら、アカウントを作らずに候補日を入れて URL を共有し、回答を集められます。参加者もアカウントの登録は要りません。メールには次のように一文を添えるだけで済みます。
下記の URL から、ご都合のよい候補に回答いただけますでしょうか（登録は不要です）。 （クイック調整の URL）
まとめ
- 日程調整メールには、用件・所要時間・形式・候補日時・返信の期限の 5 つを入れる
- 件名に「日程調整」と用件・会社名を入れ、受信箱で見つけやすくする
- 候補は 3〜5 つ、曜日つきで表記をそろえ、出した時間は空けておく
- 決まったら確定の連絡を送り、返信が無ければ 2〜3 営業日後にやわらかく確認する
- 相手が多い・やり取りを減らしたいときは、候補を URL で共有する
登録なしで、まず 1 件作ってみる: クイック調整を作る。複数の参加者に候補を選んでもらう方法の比べ方は、登録不要の日程調整ツールを選ぶポイントで紹介しています。
