複数人の日程調整のやり方｜社外を含む会議を早く決める手順とコツ

2 人の打ち合わせならメールの往復で決まりますが、3 人、5 人と増えると、全員の都合を聞いて、そろう日を探すだけで何日もかかることがあります。社外の人が入ると、相手の予定が見えないぶん、さらに手間が増えます。

この記事では、複数人の日程調整を少ない往復で決めるための手順と、場面ごとのやり方の使い分けを紹介します。

複数人の日程調整の 5 つの手順

1. 誰が「必ず」出る人かを決める

全員の都合を同じ重さで扱うと、そろう日が見つからなくなりがちです。最初に、次の 2 つに分けておきます。

• 必須の人: その人がいないと会議が成り立たない人 (決裁者・発表者など)
• できれば出てほしい人: 欠席しても、あとで議事録で追える人

候補は必須の人の予定から先に絞ると、調整が早く進みます。

2. 所要時間と形式を決める

1 時間か 30 分か、対面かオンラインか、会議室は要るかを先に決めます。対面で会議室を使う場合は、会議室の空きも候補の条件に入ります。

3. 候補を出す

候補は 5〜8 つほど、2 週間以内の範囲から出すのが目安です。人数が多いほど全員がそろう候補は少なくなるので、2 人の調整より多めに出します。社内の人は予定表 (共有カレンダー) で空きを確かめてから候補にすると、無駄な候補を減らせます。

4. 回答を集める

参加者には「参加できる候補すべてに印を付けて」もらいます。1 つだけ選んでもらうと、全員がそろう候補が見つかりにくくなります。回答の期限も必ず書きます。

5. 決めて、全員に知らせる

回答がそろったら日時を決め、参加者全員に確定の連絡をします。カレンダーの招待を送り、オンラインなら会議の URL も添えます。

回答の集め方を使い分ける

メール (少人数・1 回だけのとき)

3〜4 人までで、1 回だけの調整ならメールで十分です。全員に同じ候補を送り、「参加できる候補に〇を付けて全員に返信してください」と頼みます。

人数が増えると返信がばらばらに届き、〇を数えるのも手間になります。「全員に返信」で互いの回答が見えると、後から回答する人が合わせやすくなる反面、受信箱が返信であふれます。

表計算 (社内で、予定を共有している場合)

社内で表計算のファイルを共有している場合は、候補を行、参加者を列にした表を作り、各自に〇・△・✕ を入れてもらう方法があります。回答がひと目で並ぶのが利点です。

ただし、社外の人にはファイルの共有の設定が要ること、誰でも他の人の回答を書き換えられること、回答が入ったかを担当者が見に行く必要があることに気をつけます。

日程調整ツール (人数が多い・社外の人がいる・繰り返すとき)

候補を並べた回答ページを作り、その URL を参加者に送る方法です。参加者は URL を開いて、候補ごとに参加できるかを答えます。担当者は回答の一覧を見て、全員がそろう候補を探せます。

• 回答がひと目で並び、〇を数える必要がありません
• 社外の人にもメールで URL を送るだけで済みます
• 誰が未回答かが分かるので、催促の相手を絞れます

全員がそろわないときの決め方

人数が多いと、全員がそろう候補が無いこともよくあります。その場合は、次の順で考えます。

1. 必須の人が全員そろう候補を選ぶ: 「できれば出てほしい人」が欠ける候補は、あとで共有すれば済むことが多いです。
2. 候補を足して聞き直す: 必須の人がそろう候補も無ければ、回答で「△ (調整すれば参加できる)」が多かった時間帯の近くに候補を足して、もう一度聞きます。
3. 会議を分ける・短くする: 全員そろう 1 時間が無ければ、30 分に短くする、議題ごとに会議を分ける、といった方法もあります。

〇・✕ だけでなく「△」を選べるようにしておくと、2 の判断がしやすくなります。

社外の人を含むときに気をつけたいこと

• 社外の人の都合を先に聞く: 社内の予定は動かしやすいことが多いので、社外の人が参加できる候補から決めます。
• 回答のためにアカウントを作らせない: 日程調整ツールを使う場合は、社外の人が登録やログインなしで回答できるものを選びます。
• ほかの参加者の情報に気をつける: メールで送るときは、社外の人どうしのメールアドレスが互いに見えてよいかを確かめます。見えるとまずい場合は、BCC にするか、URL で回答してもらう方法にします。
• 確定の連絡は 1 通にまとめる: 決まった日時・形式・会議の URL・参加者を 1 通にまとめて送り、カレンダーの招待も添えます。

Tokiawase でのやり方

Tokiawase では、場面に合わせて次の方式を使えます。

• 投票: 候補日を並べた回答ページの URL を参加者に送ります。参加者はログインせずに、候補ごとに「参加できる」「条件によって参加できる」「参加できない」を回答し、コメントも添えられます。社外の人を含む調整に向いています。
• メンバーで調整: 同じ組織に登録したメンバーの予定から、全員が空いている候補を計算します。所要時間や前後の余裕時間も指定できます。社内の会議で、回答を集める手間そのものを省きたいときに向いています。
• クイック調整: アカウントを作らずに、候補日を入れて URL を共有し、回答を集められます。まず 1 回試したいときに使えます。

日時が決まったあとは、設定や連携の状況に応じて、確定のメール、カレンダーへの予定の登録、オンライン会議の URL の発行、開催前のリマインドまでを同じ流れで扱えます。

まとめ

• 最初に「必須の人」と「できれば出てほしい人」を分け、必須の人の予定から候補を絞る
• 候補は 5〜8 つ、参加できる候補すべてに印を付けてもらい、回答の期限を書く
• 少人数・1 回だけならメール、社内で共有しているなら表計算、人数が多い・社外の人がいる・繰り返すなら日程調整ツール
• 全員がそろわないときは、必須の人がそろう候補を選ぶか、△の多い時間帯の近くに候補を足して聞き直す
• 社外の人には、登録なしで回答できる方法を選び、アドレスの見え方に気をつける

登録なしで、まず 1 件作ってみる: クイック調整を作る。方式ごとの使い方は 投票の機能・メンバーで調整の機能、ツールの選び方は 登録不要の日程調整ツールを選ぶポイントで紹介しています。