打ち合わせのリマインドメール例文｜前日・当日に送る書き方と件名
社外との打ち合わせの前日・当日に送るリマインドメールを、そのまま使える例文で解説します。送るタイミング、件名の付け方、失礼にならない書き方、オンラインと対面それぞれの案内、リマインドを自動で送る方法をまとめました。
打ち合わせの日程が決まってから当日までに日が空くと、相手が日時を勘違いしたり、予定表に入れ忘れたりすることがあります。前日や当日にリマインドのメールを送っておくと、すっぽかしや遅刻を防げ、当日の準備もしやすくなります。
この記事では、社外との打ち合わせのリマインドメールについて、送るタイミング、件名、例文を紹介します。
リマインドメールを送るタイミング
| タイミング | 向いている場面 |
|---|---|
| 前日の日中 (営業時間内) | 社外との打ち合わせ全般。相手が準備の時間を取れる |
| 当日の朝 | 午後の打ち合わせ、前日が休日だった場合 |
| 開始の 1 時間ほど前 | オンラインの打ち合わせで、会議の URL をすぐ開いてほしいとき |
日程を決めてから 1 週間以上空いた場合は、前日に 1 通送るのが基本です。前日が土日・祝日のときは、直前の営業日に送ります。
件名の付け方
件名で「何の打ち合わせの、いつの確認か」が分かるようにします。
- 【リマインド】11月11日（水）10:00〜 お打ち合わせの件（株式会社△△）
- 明日 11月11日（水）10:00〜のお打ち合わせについて
- 【本日 14:00〜】◯◯のご説明（オンライン）
日程調整のメールに返信する形で送ると、それまでのやり取りが残るので、相手が経緯を追いやすくなります。
失礼にならない書き方
- 「念のため」の姿勢で書く: 相手が忘れている前提ではなく、「念のためご連絡いたしました」と確認として送ります。
- 日時・形式・場所 (URL) を 1 通にまとめる: リマインドを見れば当日の行動が分かるようにします。
- 変更があった場合の連絡先を書く: 急な都合が入ったときに、相手が連絡しやすくなります。
- 長くしない: 用件だけを短く書きます。資料の送付などは、別のメールに分けるか、要点だけ添えます。
例文 1: 前日に送る (オンライン)
件名: 【リマインド】11月11日（水）10:00〜 お打ち合わせの件（株式会社△△） 株式会社◯◯ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 明日のお打ち合わせについて、念のためご連絡いたしました。 日時: 11月11日（水）10:00〜11:00 形式: オンライン（Zoom） URL: （会議の URL） 当方の参加者: 山田、佐藤 当日は、先日お送りした資料をもとにご説明いたします。 ご都合が悪くなった場合は、このメールにご返信いただくか、下記までご連絡ください。 （電話番号） 明日はどうぞよろしくお願いいたします。
例文 2: 前日に送る (対面・来社いただく)
明日のお打ち合わせについて、念のためご連絡いたしました。 日時: 11月11日（水）14:00〜15:00 場所: 株式会社△△ 本社 5 階（東京都◯◯区◯◯ 1-2-3 ◯◯ビル） アクセス: ◯◯駅 A2 出口から徒歩 3 分 受付: 1 階の受付で「山田と約束がある」とお伝えください 当日、道に迷われた場合は、下記までお電話ください。 （電話番号）
例文 3: 当日の朝に送る
本日 14:00 からのお打ち合わせ、どうぞよろしくお願いいたします。 オンライン（Google Meet）で、下記の URL からご参加いただけます。 （会議の URL） 開始の数分前から入室いただけます。
例文 4: リマインドを受け取って返信する
ご連絡いただき、ありがとうございます。 明日 11月11日（水）10:00 から、オンラインで参加いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。
返信は短くて構いません。参加者が増える・遅れて参加する、といった変更があれば、ここで伝えます。
リマインドを自動で送るには
打ち合わせの数が多いと、前日のリマインドを 1 件ずつ書いて送るのは負担です。送り忘れも起きます。日程調整のツールの中には、日時が決まった時点でリマインドの送信を予約しておき、決まった時刻に自動で送るものがあります。
Tokiawase では、日程が確定すると、参加者と主催者に確定のメールが届き、開催の 24 時間前と 1 時間前にリマインドのメールが自動で届きます。オンライン会議を連携していれば、確定のメールとリマインドに会議の URL も載ります。
- 予約ページで受けた予約にも、投票やメンバーで調整で決めた予定にも使えます
- 予定を中止した場合は、リマインドは送られません
- 予定ごとに自動通知を切ることもできます
自動のリマインドに加えて、重要な商談では、前日に担当者から一言添えたメールを送ると、より丁寧な印象になります。
まとめ
- リマインドは前日の営業時間内に送るのが基本。午後の打ち合わせや前日が休日なら当日の朝に送る
- 件名に「リマインド」と日時・用件を入れ、日程調整のメールに返信する形で送る
- 「念のため」の姿勢で、日時・形式・場所 (URL)・変更時の連絡先を 1 通にまとめる
- 打ち合わせが多いなら、確定と同時にリマインドを自動で送る仕組みを使う
確定のメールとリマインドの仕組みは 確定通知の機能で紹介しています。日程を決めるメールの書き方は、日程調整メールの書き方と例文をご覧ください。
