リスケのお詫びメール例文｜日程変更をお願いするときの書き方と送るタイミング
決まった打ち合わせの日程をこちらの都合で変えてもらう、リスケのお詫びメールの書き方を例文で解説します。件名・理由・代わりの候補の出し方から、体調不良や当日の連絡、2 回目のお願いまで場面別にまとめました。
決まっていた日程をこちらの都合で変えてもらう「リスケ」のメールは、お詫び・簡潔な理由・代わりの候補の 3 つを、分かった時点ですぐに送るのが基本です。この記事では、ビジネスでそのまま使えるリスケのお詫びメールの例文を、業務の都合・体調不良・2 回目のお願いなどの場面別に紹介します。相手から届いた日程変更のお願いに返すときは「日程調整メールへの返信例文」をご覧ください。
この記事で分かること
- リスケのお詫びメールに入れる要素と、件名の付け方
- 2 日以上前・前日・当日など、分かった時期ごとの連絡のしかた
- 業務の都合・体調不良・社内・2 回目のお願いの例文
- お詫びメールを送ったあとにすること
- 予約ページで入った予定の日程を変えるときの Tokiawase の操作
リスケのお詫びメールに入れる要素
リスケのお願いは、相手がすでに空けてくれた時間を一度崩すことになります。読んだ相手が「どの予定が・なぜ・次はいつになりそうか」をすぐにつかめるよう、次の要素をそろえます。
| 要素 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 変更のお願いであることと、元の日時を入れる | 【日程変更のお願い】11月12日（木）のお打ち合わせについて |
| お詫び | 冒頭で、こちらの都合であることを認める | こちらの都合で大変申し訳ございません |
| 理由 | 1 文で簡潔に。社内の事情を細かく書かない | 同じ時間に社内で外せない対応が入り |
| 代わりの候補 | 3 つほど。時間帯に幅を持たせてもよい | 11月17日（火）13:00〜15:00 のうち 1 時間 |
| 結び | 手間をかけることへのお詫びと、お願い | ご迷惑をおかけいたしますが… |
理由を「やむを得ない事情により」とだけ書く方法もあります。ただ、同じ相手に何度も使うと、軽く扱われていると受け取られがちです。差し支えない範囲で、具体的に一言添えるほうが伝わります。
代わりの候補は、相手にもう一度候補を考えさせないためのものです。「ご都合のよい日をお知らせください」とだけ書くと、往復が 1 回増えます。
分かった時期ごとの連絡のしかた
2 日以上前に分かったとき
メールで連絡すれば十分です。相手は資料の準備や同席者への声かけを始めているかもしれません。分かった日のうちに送り、相手が予定を組み直す時間を残します。
前日・当日に分かったとき
メールだけだと、相手が出かける直前まで気づかないことがあります。先に電話やチャットで一言伝え、そのあとで代わりの候補を書いたメールを送ります。本文に「先ほどお電話でもお伝えしましたが」と書いておくと、話がつながります。
体調不良のとき
病名や症状まで書く必要はありません。「体調を崩してしまい」で伝わります。オンラインに切り替える、同じ部署の人が代わりに出るといった形で済むなら、その案も添えると、相手が選べるようになります。
場面別のリスケのお詫びメール例文
例文 1: 社外の取引先へ（業務の都合）
件名: 【日程変更のお願い】11月12日（木）のお打ち合わせについて 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 11月12日（木）14:00 からお約束しておりましたお打ち合わせについて、 同じ時間に社内で外せない対応が入り、出席が難しくなってしまいました。 こちらからお願いした日程にもかかわらず、大変申し訳ございません。 誠に勝手ながら、下記のいずれかに変更いただくことは可能でしょうか。 ・11月17日（火）13:00〜15:00 のうち 1 時間 ・11月18日（水）10:00〜11:00 ・11月20日（金）15:00〜16:00 いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただければ、こちらで合わせます。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
例文 2: 体調不良で前日に連絡する
件名: 【日程変更のお願い】明日11月26日（木）のお打ち合わせについて 株式会社△△ ◯◯様 お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 先ほどお電話でもお伝えしましたが、体調を崩してしまい、 明日11月26日（木）10:00 からのお打ち合わせに伺うことが難しくなりました。 直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。 恐れ入りますが、下記のいずれかに変更いただけますでしょうか。 ・12月1日（火）10:00〜11:00 ・12月2日（水）14:00〜15:00 ・12月3日（木）16:00〜17:00 ご説明する予定だった資料は、本日中にメールでお送りします。 ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
資料を先に送っておくと、日程が延びても相手の検討を止めずに済みます。
例文 3: 社内の打ち合わせの時間を変えてもらう
件名: 【日程変更】12月4日（金）の定例の時間について 営業部 ◯◯さん お疲れさまです。◯◯です。 12月4日（金）15:00 からの定例ですが、来客の対応と重なってしまいました。 急なお願いですみませんが、時間を変えていただけないでしょうか。 同じ日の 17:00〜17:30 か、12月7日（月）10:00〜10:30 であれば参加できます。 難しければ、ほかの時間をご指定ください。 よろしくお願いします。
社内なら、お詫びは短くてかまいません。その分、代わりの時間をすぐ選べる形で書きます。
例文 4: 2 回目のリスケになってしまったとき
件名: 【再度の日程変更のお願い】12月9日（水）のお打ち合わせについて 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 先日も日程の変更をお願いしたばかりにもかかわらず、重ねてのお願いとなり、誠に申し訳ございません。 12月9日（水）11:00 からのお打ち合わせですが、担当案件で急ぎの対応が生じ、当日の時間を確保できなくなりました。 今回は◯◯様のご都合を優先して決めていただきたく、 12月14日（月）〜12月18日（金）のうち、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 いただいた日時に合わせて、こちらで予定を空けます。 度重なるご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
2 回目は、こちらから候補を絞るよりも、相手に選んでもらう形にします。メールの前に電話でお詫びを伝えておくと、なお丁寧です。
お詫びメールを送ったあとにすること
- 返信が来たら、日時を書き写してお礼を返す: 「11月18日（水）10:00〜11:00 で承知しました。ご調整いただき、ありがとうございます」のように、決まった日時をもう一度書きます。
- 元の予定を片付ける: 自分のカレンダーの元の予定、会議室の予約、オンライン会議の URL を見直し、新しい日時で取り直します。
- 返信が来ないときは電話で確かめる: 元の日時が近いのに返信が無ければ、相手がメールを見ていない可能性があります。翌営業日を待たずに電話で確認します。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase の予約ページで入った 1 対 1 の予約なら、日程の変更を画面の操作で進められます。
- 予約を受けた側（主催者）が変えるとき: 予定の画面の「日程を変更する」から、受付の規則に合う空き枠へ予約を移せます。相手には「日程変更」の確定メールが届きます。操作できるのは主催者本人だけです。
- 予約した側（ゲスト）が変えるとき: 予約タイプの「ゲストの操作」で日程変更が許可されていれば、確定メールに載る本人用の URL から、締め切りまでに空いている枠を選び直せます。変えると前の予定は取り消され、新しい日時の確定メールが届きます。
たとえば、取引先との打ち合わせを予約ページで受けるなら、次のような設定にしておくと、前日までのリスケは相手が自分で選び直せます。
- 所要時間 60 分、前後の空き時間 各 15 分
- 受付時間は平日 10:00〜18:00
- 「ゲストの操作」はキャンセル・日程変更ともに許可（新しく作る予約タイプは最初から両方 on です）
- 締め切りは開始の 24 時間前
締め切りを過ぎた当日の変更は、これまでどおりメールと電話で連絡します。確定メールは定型の知らせなので、こちらの都合で動かすときは、上の例文のようなお詫びのメールも別に送ると丁寧です。なお、チーム予約ページのゲストが本人用の URL からできるのは、主催者への日程の変更・キャンセルの依頼だけです (予約そのものは変わりません)。nCha の予約は日程変更ができません。設定の場所は「予約ページを公開する準備」に、予約ページの全体像は「予約ページの機能」にまとめています。
よくある質問
リスケのお詫びメールの件名はどう書けばよいですか
体調不良でリスケするとき、理由はどこまで書けばよいですか
リスケは何日前までに連絡すればよいですか
お詫びメールに返信が来ないときはどうすればよいですか
まとめ
- リスケのお詫びメールは、お詫び・簡潔な理由・代わりの候補をそろえて、分かった時点ですぐに送る
- 件名には変更のお願いであることと元の日時を入れる
- 前日・当日なら電話で一言伝えてからメールを送り、体調不良の理由は簡潔にとどめる
- 2 回目のリスケは、相手の都合を優先して日時を決めてもらう
- 予約ページで受けた予約なら、主催者の「日程を変更する」や、ゲストの本人用の URL で変更を進められる
