日程調整メールの英語例文｜件名・候補日と時差の書き方・返信とお礼
海外の取引先と打ち合わせの日程を決めるときに使える、英語の日程調整メールを例文つきで紹介します。件名の付け方、候補日と時差の書き方、承諾の返信、確定後のお礼までを、日本語との対応表とあわせてまとめました。
海外の取引先に英語で日程調整のメールを送るときは、用件・候補日・時差の 3 つを短い文で伝えるのが基本です。この記事では、そのまま使える英語の例文を、候補日の提示・返信・お礼の場面に分けて紹介します。日本語の言い回しとの対応表も付けたので、和文のメールから書き換えるときにも使えます。
この記事で分かること
- 英語の日程調整メールの件名と、書き出し・結びの決まった形
- 候補日を出すときの日付・曜日・タイムゾーンの書き方
- 候補を出す・承諾する・お礼を伝える 3 つの場面の英語の例文
- 日本語の言い回しを英語に置き換えるときの対応表
- 時差のある相手に Tokiawase の予約ページを送るときの設定の例
英語の日程調整メールの基本の形
件名は用件と「日程」を短く
英語の件名は、何の打ち合わせの日程なのかが一目で分かる短い形にします。日本語のメールでよく使う【】のような記号は使わず、次のように書くのが一般的です。
- Scheduling a call about the new project
- Meeting request: product demo
- Availability for a follow-up meeting
返信のときは件名を変えず、Re: のまま返します。やり取りがひとまとまりになり、あとから見返しやすくなります。
書き出しと結びは短くてよい
英語のビジネスメールには、「いつもお世話になっております」にあたる決まった挨拶がありません。Dear ◯◯, や Hi ◯◯, で始め、1 文目から用件に入ります。初めての相手には Dear、何度かやり取りしている相手には Hi が使われることが多いです。結びは Best regards, や Kind regards, のあとに名前と会社名を書きます。
日付・曜日・タイムゾーンをそろえて書く
日付は Tuesday, November 17 のように、曜日と月の名前を入れて書くと読み違いが減ります。11/12 のような数字だけの書き方は、国によって月と日の順が逆に読まれるので避けます。時刻には JST (日本時間) などのタイムゾーンを付け、相手の時間帯の時刻も括弧で添えると親切です。
日本語の言い回しと英語の対応表
| 日本語のメール | 英語の言い回し | 使う場面 |
|---|---|---|
| ご都合のよい日時を教えていただけますか | Could you let me know what times work best for you? | 候補を聞く |
| 下記の候補からお選びください | Would any of the following times work for you? | 候補を出す |
| 18 日でお願いいたします | November 18 works well for me. | 承諾する |
| どの候補も都合がつきません | Unfortunately, none of these times work for me. | 候補が合わない |
| お時間をいただきありがとうございます | Thank you for taking the time to meet with us. | お礼を伝える |
英語では、相手に選んでもらう形 (Would ... work for you?) にすると、押しつけない丁寧な依頼になります。Please choose ... だけで終えるより、やわらかく伝わります。
例文 1: 候補日を出して日程を相談する
ロンドンの取引先に、オンラインの打ち合わせ (30 分) の候補を出す例です。11 月のロンドンは日本より 9 時間遅いので、日本の夕方を候補にし、先方の朝の時刻を添えています。
件名: Scheduling a call about the new project Dear ◯◯, Thank you for your email. I would like to set up a 30-minute online meeting to discuss the next steps of the project. Would any of the following times work for you? - Tuesday, November 17, 5:00–5:30 p.m. JST (8:00–8:30 a.m. GMT) - Wednesday, November 18, 6:00–6:30 p.m. JST (9:00–9:30 a.m. GMT) - Friday, November 20, 5:30–6:00 p.m. JST (8:30–9:00 a.m. GMT) If none of these suit you, please let me know a few times that work better, and I will adjust my schedule. I will send you the meeting link once the time is confirmed. Best regards, ◯◯ 株式会社△△
候補が合わなかったときの返し方まで書いておくと、相手は迷わずに返信できます。
例文 2: 届いた候補から選んで返信する
相手から候補が届いたときは、選んだ日時をそのまま書き写して返します。第 2 希望も添えておくと、行き違いがあってももう一度の往復で済みます。
件名: Re: Meeting request: product demo Hi ◯◯, Thank you for sending over the options. Wednesday, December 2, 10:00–11:00 a.m. JST works well for me. If that slot is no longer available, Friday, December 4, at the same time would also be fine. I look forward to speaking with you. Best regards, ◯◯ 株式会社△△
返信の組み立ては日本語のメールと同じです。候補が合わないときの返し方は 日程調整メールへの返信例文 も参考になります。
例文 3: 日程が決まったあとのお礼と確認
日時が決まったら、お礼と一緒に決まった内容をもう一度書いて送ります。時差のある相手には、ここでも両方の時刻を書いておきます。
件名: Re: Scheduling a call about the new project Dear ◯◯, Thank you for confirming the time. I have noted our meeting for Wednesday, November 18, 6:00–6:30 p.m. JST (9:00–9:30 a.m. GMT). Here is the link to join: (会議の URL) Thank you again for making time for us. I look forward to our conversation. Kind regards, ◯◯ 株式会社△△
時差のある相手と調整するときの注意
相手の勤務時間に入る候補を選ぶ
11 月の日本とロンドンの時差は 9 時間で、日本の夕方が先方の朝にあたります。日本の午前の候補は、先方では深夜になります。候補を出す前に、両方の時刻を並べて確かめておきます。
サマータイムの切り替わりに気をつける
欧米の多くの地域では春と秋にサマータイムの切り替えがあり、日本との時差が 1 時間変わります。切り替えの前後の週に候補を出すときは、相手の時刻を書き添えておくと行き違いを防げます。
Tokiawase でのやり方
候補をメールに並べる代わりに、Tokiawase の予約ページの URL を送り、空いている枠から選んでもらう方法もあります。海外の相手に送るときは、次の点を押さえておきます。
- 予約ページの時刻は、ホストが予約タイプに設定したタイムゾーンで表示され、ページの上部と予約の確認の画面にタイムゾーン名 (例: Asia/Tokyo) が出ます。相手の側で切り替えるボタンはありません。
- 予約ページは、相手のブラウザの言語が英語なら英語で表示され、曜日も英語になります。ただし、確定のメールとリマインダは日本語のまま届きます。
- 投票の回答ページは、見ている人のブラウザのタイムゾーンで表示されます。複数の国の人に候補から選んでもらうときに向いています。
ロンドンの取引先から 30 分の打ち合わせを受ける場合の、予約ページの設定の例です。
| 項目 | 設定の例 |
|---|---|
| 所要時間 | 30 分 |
| 前バッファ / 後バッファ | 各 10 分 |
| タイムゾーン | Asia/Tokyo |
| 曜日ごとの受付時間 | 火〜金 17:00〜19:00 (先方の朝 8:00〜10:00) |
| 予約受付期間 | 今日から 30 日間 |
URL を送るメールには、表示されるタイムゾーンと、確定のメールが日本語で届くことを英文で書き添えます。
Please choose a time that suits you from the link below. All times on the page are shown in Japan Standard Time (Asia/Tokyo). The confirmation email will be sent in Japanese and includes the date, time, and meeting link. (予約ページの URL)
表示言語の範囲は 表示言語・Cookie・データの取り扱い、相手の画面での時刻の見え方は Tokiawase のリンクが届いたら にまとめています。
よくある質問
英語の日程調整メールで、日付はどう書けばよいですか
時差のある相手には、どちらの時刻で書けばよいですか
相手から返信が来ないときは、どう確認すればよいですか
Tokiawase の確定のメールを英語で送れますか
まとめ
- 件名は Scheduling や Meeting request などの語で、用件を短く示す
- 日付は曜日と月の名前を入れて書き、数字だけの表記は避ける
- 時刻には JST を付け、時差のある相手には先方の時刻も括弧で添える
- 候補は Would any of the following times work for you? の形で相手に選んでもらう
- 予約ページの URL を送るときは、表示のタイムゾーンと確定のメールが日本語であることを英文で伝える
