アポイントメールの書き方と例文｜初めての相手に送る件名・挨拶・返信のコツ
初めての取引先に面会の時間をお願いするアポイントメールの書き方を、例文つきで解説します。件名の付け方、挨拶と名乗り方、用件と候補日の伝え方、返信が来たあとの確定の連絡まで、失礼にならない形をまとめました。
アポイントメールは、初めての相手に「誰が・何のために・どれくらいの時間がほしいのか」を短く伝え、候補日まで示すと返信をもらいやすくなります。この記事では、新しい取引先に初めて送るアポイントメールの件名・挨拶・本文の組み立てを、例文とあわせて紹介します。返信が来たあとの確定の連絡や、予約ページの URL を添える送り方も扱います。
この記事で分かること
- 初めての相手に送るアポイントメールの組み立て
- 開いてもらいやすい件名の付け方
- 新規の相手・紹介を受けた相手・予約ページを添える場合の例文
- 返信が来たあとの確定の連絡の書き方
- アポイント用の予約ページの設定の例
アポイントメールに入れる 4 つの要素
挨拶・名乗りと連絡した経緯
面識のない相手には「いつもお世話になっております」ではなく、「突然のご連絡失礼いたします」「初めてご連絡いたします」で始めます。続けて会社名・部署・氏名を名乗り、どこで相手を知ったか (展示会、紹介、ウェブサイトなど) を書きます。経緯が分かると、一斉に送られた案内のメールと区別してもらいやすくなります。
用件と相手にとっての意味
何について話したいのかを 1〜2 文で書きます。自社の説明を長く書くより、相手の業務とどう関わるのかを一言添えるほうが読んでもらえます。資料を添付するなら、本文で何の資料かを短く説明します。
所要時間と形式
「30 分ほど」「オンラインで」のように、相手が予定を空けやすくなる情報を入れます。初回は短めの時間でお願いすると、受けてもらいやすくなります。訪問する場合は、伺う人数も書いておきます。
候補日と返信の期限
候補は 3 つほど、曜日つきで出します。候補が合わないときの返し方も書いておくと、相手は迷わずに返信できます。予約ページの URL を添えて、空いている時間から選んでもらう方法もあります。
件名の付け方
初めての相手からのメールは、件名で開くかどうかを判断されます。用件と会社名を入れ、何のメールかを一目で分かるようにします。
| 件名の例 | 向いている場面 | ポイント |
|---|---|---|
| 【ご面談のお願い】◯◯のご紹介（株式会社△△ ◯◯） | 新規の相手に初めて送る | 用件・会社名・氏名を入れる |
| ◯◯様のご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△） | 紹介を受けて連絡する | 紹介者の名前を件名に入れる |
| 展示会でのご挨拶のお礼と、ご面談のお願い | 名刺交換のあとに送る | 会った場面を書く |
| ご面談日程のご確認（株式会社△△） | 返信をもらったあとの確定 | 確定の連絡と分かるようにする |
「営業のご案内」のように、売り込みと受け取られやすい件名は避けます。
例文 1: 新規の取引先に面会をお願いする
ウェブサイトで知った会社に、オンラインでの面談をお願いする例です。
件名: 【ご面談のお願い】◯◯業務のご提案（株式会社△△ ◯◯） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 突然のご連絡失礼いたします。 株式会社△△ 営業部の◯◯と申します。 貴社のウェブサイトで◯◯の取り組みを拝見し、ご連絡いたしました。 弊社では◯◯業務を支えるサービスを提供しており、貴社のお役に立てる点があるのではないかと考えております。 つきましては、30 分ほどオンラインでお話を伺うお時間をいただけないでしょうか。 下記の日程でご都合のよい日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。 ・11月10日（火）10:00〜10:30 ・11月12日（木）14:00〜14:30 ・11月16日（月）16:00〜16:30 いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。 ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 営業部 ◯◯ 電話: （電話番号） メール: （メールアドレス）
署名には、電話番号とメールアドレスを入れておきます。メールを読んだ相手が、電話で返事をしたいこともあるためです。
例文 2: 紹介を受けた相手にアポイントをとる
紹介を受けた場合は、紹介者の名前を件名と書き出しに入れます。候補は日付を挙げず、期間で幅を持たせています。
件名: ◯◯様のご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△ ◯◯） 株式会社◯◯ ◯◯様 初めてご連絡いたします。株式会社△△の◯◯と申します。 株式会社◯◯の◯◯様より、◯◯様をご紹介いただきました。 ◯◯様が◯◯の見直しをご検討中と伺い、一度ご挨拶とご説明の機会をいただけないかと考えております。 11月24日（火）から12月4日（金）の間で、30 分ほどお時間をいただける日はございますでしょうか。 貴社へ伺うことも、オンラインで行うこともできます。 お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ ◯◯
面談が決まったら、紹介してくれた方にも一言お礼を伝えておくと、その後の関係が続きやすくなります。
例文 3: 予約ページの URL を添えて選んでもらう
候補を並べる代わりに予約ページの URL を添えると、相手は空いている時間から選ぶだけで済みます。往復のやり取りが減るので、忙しい相手にも頼みやすくなります。
件名: 【ご面談のお願い】◯◯業務のご提案（株式会社△△ ◯◯） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 突然のご連絡失礼いたします。 株式会社△△ 営業部の◯◯と申します。 先日の◯◯展で貴社のブースに伺い、ご連絡いたしました。 30 分ほど、オンラインでお話を伺うお時間をいただけないでしょうか。 ご面談の日時は、下記のページから空いている時間をお選びいただけます。 11月30日（月）から12月11日（金）の平日 10:00〜17:00 の間で、空いている時間を表示しています。 お名前とメールアドレスのご入力だけで、アカウントの登録は不要です。 （予約ページの URL） ご都合の合う時間が無い場合は、このメールにご返信いただければ、別の日程をご提案いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 営業部 ◯◯
URL だけを送るのではなく、用件と所要時間をきちんと書いたうえで添えるのが、初めての相手への礼儀です。
返信が来たら確定の連絡を送る
候補の中から選んでもらえたら、お礼と一緒に決まった日時を書き直して送ります。
件名: Re: 【ご面談のお願い】◯◯業務のご提案（株式会社△△ ◯◯） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 ご返信いただき、ありがとうございます。株式会社△△の◯◯です。 それでは、下記の日時でお時間を頂戴いたします。 日時: 11月12日（木）14:00〜14:30 形式: オンライン（会議の URL は前日までにお送りします） 貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 営業部 ◯◯
お断りの返信が来たときも、時間を割いて返事をくれたことへのお礼を短く返します。日程調整メール全般の組み立ては 日程調整メールの書き方と例文 で紹介しています。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase の予約ページでは、受付時間を決めて URL を渡すと、相手が空いている枠を選んだ時点で予約が確定します。相手にアカウントは要らず、入力はお名前とメールアドレス (必須)、会社名とメモ (任意) だけです。
初めての相手から 30 分の面談を受ける場合の設定の例です。
| 項目 | 設定の例 | ねらい |
|---|---|---|
| 所要時間 | 30 分 | 初回は短めにお願いする |
| 前バッファ / 後バッファ | 各 15 分 | 前後の予定と続けて入らないようにする |
| 曜日ごとの受付時間 | 月〜金 10:00〜17:00 | 自分が対応できる時間だけを出す |
| 最小予告 | 1,440 分 (1 日) | 当日の急な予約を受けない |
| 予約受付期間 | 今日から 21 日間 | 先の日程まで埋まりすぎないようにする |
| ゲストに見せる主催者名 | 株式会社△△ 営業部 | 相手の画面に会社名を出す |
特定の相手だけに送るなら、「ワンタイムリンク」が向いています (Pro・Business プランの機能です)。予約を 1 件受けると使えなくなるリンクで、有効期限は 7 日などから選べ、あとから延ばすこともできます。
予約が入ると、相手と主催者に確定のメール (.ics 付き) が届きます。新しく作る予約タイプは、設定の「ゲストの操作」でキャンセルと日程変更が最初から許可されているので、相手は確定のメールにある本人用の URL から、締め切りまで自分で予定を変えられます。予約ページの URL を発行するには、先に公開ハンドルの保存が要ります。詳しくは 予約ページの機能 と 予約ページを公開する準備 をご覧ください。
よくある質問
アポイントメールに返信が来ないときは、いつ確認すればよいですか
社外のメールで「アポ」と略してもよいですか
予約ページの URL だけを送るのは失礼になりませんか
予約が入ったあとに、こちらの都合で日程を変えたいときは
まとめ
- アポイントメールは、挨拶と名乗り・経緯・用件・所要時間・候補日を短くまとめる
- 件名に用件と会社名を入れ、売り込みに見える件名は避ける
- 紹介を受けたときは、紹介者の名前を件名と書き出しに入れる
- 返信が来たら、お礼と一緒に決まった日時と形式を書き直して送る
- 予約ページの URL を添えるときも、用件と所要時間は本文に書く
