飲み会の日程調整のやり方｜何日前に聞くか・例文・合わないときの決め方
社内やチームの飲み会の日程調整を、幹事の立場から解説します。何日前に声をかけるか、候補の出し方、チャットとメールの例文、全員の都合が合わないときの決め方、登録なしで使える日程調整ツールの使い方までまとめました。
飲み会の日程調整は、開催の 3〜4 週間前に候補を 5〜8 つ出し、参加できる候補すべてに印を付けてもらうのが基本です。全員の都合が合わないときは、外せない人が参加できる日を優先して決めます。この記事では、幹事が使える声のかけ方の例文と、条件付きの回答を活かした決め方を紹介します。
この記事で分かること
- 飲み会の日程調整を何日前に始めればよいか
- 候補の出し方と、回答のもらい方
- 社内チャットとメールで使える例文
- 全員の都合が合わないときの決め方
- 登録なしで使える日程調整ツールでの集め方
飲み会の日程調整は何日前に始めるか
声をかける時期は、飲み会の規模と時期で変わります。年末や年度末は予定が埋まりやすいので、早めに動きます。
| 飲み会の種類 | 声をかける目安 | 候補の数の目安 |
|---|---|---|
| チーム内の数人の飲み会 | 1〜2 週間前 | 3〜5 つ |
| 部署の飲み会 (10 人前後) | 3〜4 週間前 | 5〜8 つ |
| 忘年会・新年会 | 1〜2 か月前 | 6〜10 つ |
| 他部署や社外の人も呼ぶ会 | 1 か月以上前 | 5〜8 つ |
人数が多い会ほど、店の予約にも時間がかかります。日程が決まったらすぐ店を押さえられるよう、候補の日に空いていそうな店の目星も付けておきます。
候補の出し方と回答のもらい方
曜日と開始時刻をばらけさせる
同じ曜日ばかり並べると、その曜日に習い事や家の用事がある人は全部に参加できません。火〜金の中で曜日を散らし、開始時刻も 18:30 と 19:30 のように 2 通り用意すると、参加できる人が増えます。
「参加できる候補すべて」に印を付けてもらう
「ご希望の日を 1 つ」と聞くと、全員がそろう日が見つかりにくくなります。参加できる候補すべてに印を付けてもらい、迷う日には「遅れてなら参加できる」「1 次会だけなら参加できる」と一言添えてもらいます。この条件付きの回答が、合わないときの決め手になります。
回答の期限を書く
期限が無いと回答がそろわず、店の予約が遅れます。声をかけてから 3〜5 日後を期限にし、期限の前日に未回答の人へ一声かけます。
飲み会の日程調整の例文
例文 1: 社内チャットで声をかける
【◯◯チームの飲み会 日程調整のお願い】 お疲れさまです。幹事の◯◯です。 12 月にチームで飲み会を開きたいので、ご都合を教えてください。 参加できる日すべてに ○、遅れてなら参加できる日には △ を付けて、このスレッドに返信をお願いします。 ① 12月8日（火）19:00〜 ② 12月10日（木）18:30〜 ③ 12月11日（金）19:00〜 ④ 12月16日（水）18:30〜 ⑤ 12月17日（木）19:30〜 回答の期限は 11月20日（金）です。よろしくお願いします。
例文 2: 他部署の人も含めてメールで案内する
件名: 【ご都合伺い】◯◯プロジェクト打ち上げの日程について 関係者の皆さま お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。 ◯◯プロジェクトの区切りとして、打ち上げの会を開きたいと考えています。 下記の候補のうち、参加できる日をすべてお知らせください。 「遅れて参加」「1 次会のみ」などの条件がある場合は、あわせて書いていただけると助かります。 ・11月25日（水）19:00〜21:00 ・11月26日（木）19:00〜21:00 ・12月1日（火）18:30〜20:30 ・12月3日（木）19:00〜21:00 お手数ですが、11月13日（金）までにご返信をお願いします。 場所は日程が決まり次第ご連絡します。 ◯◯部 ◯◯
例文 3: 未回答の人に声をかける
お疲れさまです。飲み会の日程ですが、明日 11月20日（金）が回答の期限です。 まだの方は、参加できる日だけでも教えてください。全部難しい場合も「難しい」と返してもらえると助かります。
全員の都合が合わないときの決め方
人数が多いと、全員が ○ の日はまず見つかりません。次の順で考えると、幹事が迷わずに決められます。
- 外せない人が参加できる日を選ぶ: 主役のいる会や、上司が来てほしい会なら、その人が ○ の日から選びます。
- △ も数に入れる: 「遅れてなら参加できる」人は、開始を 30 分遅らせれば ○ になることがあります。○ と △ を合わせて最も多い日を候補にします。
- 候補を足して聞き直す: それでも決まらないときは、○ や △ が多かった曜日の近くに候補を足して、もう一度聞きます。
- 次の機会を約束する: 参加できない人が出るのは避けられません。「次は都合を優先します」と一言添えると角が立ちません。
Tokiawase でのやり方
飲み会の日程調整なら、アカウント登録なしで使える クイック調整 が手軽です。方式の「候補日時で投票」を選ぶと、参加者は候補ごとに ○ △ × を選び、コメントを添えて答えます。参加者の入力は名前とコメントだけで、メールアドレスの欄はありません。
飲み会での設定の例です。
- 方式: 候補日時で投票 (作成後は変えられません)
- イベント名: ◯◯チーム 忘年会
- 想定所要時間: 120 分
- 候補日時: 12月8日（火）19:00・12月10日（木）18:30・12月11日（金）19:00 など 5 件
- メモ・補足: 「△ は遅れて参加・1 次会のみなど。条件はコメントに書いてください」
集計は ○ を 1 点、△ を 0.5 点として合計し、いちばん高い候補に「有力候補」が付きます。△ の人のコメントを見て、開始時刻を少し遅らせれば ○ になりそうかを判断できます。決めたら主催者ページで「この日時で確定」を押します。
気をつけたい点もあります。主催者用の URL は作成直後の画面にしか出ないので、ブックマークやメモに保存しておきます。回答とコメントは URL を開いた全員に見えるので、言いにくい事情は幹事に直接伝えてもらいます。クイック調整からはメールが送られないため、決まった日時と店は、チャットなどで自分から知らせます。2 つの方式の違いは クイック調整の 2 つの方式 で比べています。
回答の期限に合わせて催促のメールを自動で送りたい場合は、アカウントを作って 投票で調整 を使います。
よくある質問
飲み会の日程調整は何日前から始めればよいですか
候補日は平日と週末のどちらがよいですか
参加者が多くて回答がばらばらに届きます
回答していない人はどう扱えばよいですか
まとめ
- 部署の飲み会は 3〜4 週間前、忘年会は 1〜2 か月前に声をかける
- 候補は曜日と開始時刻をばらけさせ、参加できる候補すべてに印を付けてもらう
- 「遅れてなら参加できる」などの条件付きの回答を集めると、合わないときに決めやすい
- 外せない人が参加できる日を優先し、決まらなければ候補を足して聞き直す
- 登録なしのクイック調整で回答を集め、決まった日時は自分から知らせる
