日程調整の催促メール｜返信が来ないときに何日待つか・送り方と例文
日程調整のメールに返信が来ないときの催促メールを、例文つきで解説します。催促まで何日待つかの目安、失礼にならない件名と書き方、ビジネス・社内・就活の場面別の例文、複数人への催促の手間を減らす方法をまとめました。
日程調整のメールに返信が来ないときは、社外なら 2〜3 営業日、社内なら翌営業日を目安に催促のメールを送ります。元のメールに返信する形で、「確認のため」の姿勢で書き、返事がほしい期限と候補を書き直すと、相手はすぐに答えられます。
この記事では、日程調整の催促メールを送るまでに何日待つか、件名と書き方、ビジネス・社内・就活の場面別の例文を紹介します。
この記事で分かること
- 日程調整の催促メールを送るまでに何日待つかの目安
- 失礼にならない件名と書き出し
- 社外・社内・就活 (企業側と学生側) の催促メールの例文
- 催促しても返事が来ないときの次の一手
- 複数人の調整で、未回答の人にまとめて催促する方法
催促するまで何日待つか
返信が来ない理由の多くは、見落としか、予定がまだ決まらないことです。待つ日数は相手との関係と、候補日がどれだけ近いかで変わります。
| 場面 | 催促までの目安 | 考え方 |
|---|---|---|
| 社外の相手 (初めての連絡) | 2〜3 営業日 | 迷惑メールに入った可能性も考え、早すぎない時期に送る |
| 取引のある社外の相手 | 2 営業日 | 候補日が近いなら 1 営業日でもよい |
| 社内の上司・同僚 | 翌営業日 | メールより、チャットや口頭のひと言が早いこともある |
| 就活 (企業から応募者へ) | 返信期限の翌日 | 期限を書いていなければ 2 営業日 |
| 就活 (応募者から企業へ) | 3 営業日〜1 週間 | 企業が「◯日までに連絡」と書いていれば、その日を過ぎてから |
候補日が 3 日後に迫っているなど、待つほど候補が使えなくなる場合は、目安より早めに送ります。土日・祝日は日数に数えません。
催促メールの書き方
件名は元のメールに返信する形にする
新しいメールを作るより、送った日程調整のメールに返信する形で送ります。件名に「【再送】」や「【ご確認のお願い】」を足すと、受信箱で目に留まりやすくなります。それまでのやり取りが下に残るので、相手は経緯を探さずに済みます。
責める言い方を避ける
「ご返信がないようですが」と書くと、相手を責める印象になります。「行き違いでしたら申し訳ございません」「念のためご連絡いたしました」のように、こちらの確認として書きます。
返事がほしい期限と理由を書く
「11月13日（金）までにお返事をいただけますと幸いです」のように期限を書くと、相手は優先度を判断できます。「会議室の予約のため」など理由を一言添えると、急かしている印象が和らぎます。
候補を書き直す
最初に出した候補が過ぎていたり、近づきすぎていたりする場合は、新しい候補に差し替えます。相手が元のメールを開き直さなくても答えられるように、候補は催促のメールの中にもう一度書きます。
場面別の催促メールの例文
例文 1: ビジネス (社外の取引先へ)
件名: 【ご確認のお願い】Re: 打ち合わせ日程のご相談 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。（自社名）の（氏名）です。 11月4日（水）にお送りした打ち合わせの日程の件で、念のためご連絡いたしました。 行き違いでしたら申し訳ございません。 候補日が近づいてまいりましたので、改めて下記の日時でご都合をお聞かせください。 ・11月12日（木）14:00〜15:00 ・11月13日（金）10:00〜11:00 ・11月17日（火）15:00〜16:00 会議室の手配のため、11月10日（火）までにお返事をいただけますと幸いです。 いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。 お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
例文 2: 社内 (他部署の担当者へ)
件名: Re: 来期予算の打ち合わせ日程について ◯◯さん お疲れさまです。（氏名）です。 昨日お送りした打ち合わせの日程の件、ご都合はいかがでしょうか。 11月19日（木）と 11月20日（金）の午後で調整しています。 11月17日（火）中にご都合をいただけると助かります。 よろしくお願いします。
例文 3: 就活 (企業から応募者へ)
件名: 【再送】一次面接の日程についてのご確認（株式会社△△） ◯◯様 株式会社△△ 採用担当の（氏名）です。 11月16日（月）にお送りした一次面接の日程のご案内について、ご確認いただけましたでしょうか。 行き違いでしたら、ご容赦ください。 現在、下記の日時をご用意しております。 ・11月24日（火）10:00〜11:00 ・11月25日（水）14:00〜15:00 ・11月27日（金）16:00〜17:00 恐れ入りますが、11月20日（金）までにご希望の日時をお知らせください。 ご都合が合わない場合も、その旨をご返信いただけますと幸いです。
例文 4: 就活 (応募者から企業へ)
件名: 面接日程のご連絡について（◯◯大学 ◯◯） 株式会社△△ 採用ご担当者様 ◯◯大学の◯◯と申します。 先日は書類選考の結果をご連絡いただき、ありがとうございました。 11月9日（月）に、面接の日程についてご連絡いただけると伺っておりましたが、 まだ届いていないようでしたので、念のためご連絡いたしました。 私の確認不足でしたら申し訳ございません。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。
応募者側からの催促は、企業が示した連絡の日を過ぎてから送ります。迷惑メールのフォルダーを先に確認しておくと安心です。
催促しても返事が来ないとき
催促のメールを送って、さらに 2〜3 営業日たっても返事が無い場合は、電話に切り替えるのが一つの方法です。メールが届いていない可能性もあるため、「メールをお送りしたのですが、届いていますでしょうか」と確認から入ります。
就活の企業側では、2 回目の催促で「◯日までにご返信が無い場合は、今回は辞退として扱わせていただきます」と、扱いをはっきり伝えることもあります。最初の催促から書くと強い印象になるので、順番を守ります。
Tokiawase でのやり方
相手が 1 人なら催促はメール 1 通で済みますが、社内外の複数人に候補を聞く調整では、誰が未回答かを数えて 1 人ずつ送るのが負担になります。Tokiawase の「投票で調整」では、未回答の人への催促を自動と手動で送れます。条件は 未回答の人に催促を送るヘルプ にまとまっています。
- 自動催促は最初はオフ: 作成画面の「オプション」にある「未回答者へ自動催促」をオンにし、さらに「回答締切」を設定したときだけ動きます。締切が無いと 1 通も送られません。
- 既定のタイミング: 回答締切の 24 時間前と 3 時間前に、1 人あたり 2 回まで送ります。
- 手動の催促: ホスト本人が、回答状況の「未回答者へ催促」で全員に、「この人に催促」で 1 人だけに送れます。件名は「[Tokiawase] 回答のお願い: （イベント名）」です。
- 届かない人: メールアドレスが登録されていない参加者 (名前だけで追加した人や、共有 URL から回答したゲスト) には届きません。
設定の例として、社内外 8 人で来月の定例会の日時を決める場合は、次のようにします。
- 方式: 投票で調整、所要時間 60 分、候補は 12月1日（火）〜12月4日（金）の午後から 6 つ
- 回答締切: 11月20日（金）18:00
- 未回答者へ自動催促: オン (タイミングは既定の 24 時間前と 3 時間前、1 人あたり 2 回まで)
- 夜間の送信を避けたい場合: 静音時間 (既定 22:00〜08:00、最初は無効) は、テナント管理者が「連携設定」の「未回答催促ルール」で有効にします (組織全体に効く設定です)
締切の前日に自動で 1 通目が届き、それでも答えていない人だけに 2 通目が届きます。予約ページは相手が枠を選んだ時点で確定するので、催促の対象になる未回答の状態がありません。方式の違いは 投票で調整の機能 で確認できます。
よくある質問
催促のメールは何日後に送るのが失礼になりませんか。
催促メールの件名はどう書けばよいですか。
就活で、企業からの日程の連絡が来ないときに催促してもよいですか。
何度催促しても返事が来ない場合はどうしますか。
まとめ
- 催促は社外なら 2〜3 営業日、社内なら翌営業日を目安に送る
- 元のメールに返信する形で、件名に「【ご確認のお願い】」などを足す
- 「念のため」の姿勢で書き、期限と理由、候補をもう一度書く
- 催促しても返事が無ければ、電話で届いているかを確かめる
- 複数人の調整は、回答締切と自動催促で未回答の人にだけ届ける
