日程確定のメール例文｜決まった日時を伝える書き方と返信の仕方
日程が決まったときに送る日程確定のメールを、ビジネス・面接・社内会議の例文で解説します。件名の付け方、書き漏らしやすい項目、確定メールを受け取ったときの返信例、カレンダーへの登録までの流れをまとめました。
日程確定のメールには、曜日つきの日時、形式と場所 (会議の URL)、参加者、変更時の連絡先を 1 通にまとめて書きます。受け取った側は、日時を復唱して承知した旨を短く返せば十分です。
この記事では、日程確定のメールの件名と書き方、ビジネス・面接・社内会議の例文、確定のメールへの返信の例文を紹介します。
この記事で分かること
- 日程確定のメールに書く項目と、書き漏らしたときに起きること
- 件名の付け方
- ビジネス・面接・社内会議の日程確定メールの例文
- 日程確定のメールを受け取ったときの返信の例文
- 確定と同時に、相手のカレンダーへ予定を入れてもらう方法
日程確定のメールに書く項目
日程確定のメールは、当日まで相手が何度か見返すメールです。この 1 通を見れば当日の行動が分かるように、必要な項目をそろえます。
| 項目 | 書き方の例 | 抜けると起きること |
|---|---|---|
| 日時 | 11月19日（木）14:00〜15:00 | 曜日が無いと日付の読み違いに気付けない |
| 形式と場所 | オンライン (Zoom) / 貴社 5 階会議室 | 相手が移動や接続の準備をできない |
| 会議の URL | 確定のメールに直接書く | 当日になって URL を探すことになる |
| 参加者 | 当方は（氏名）と（氏名）の 2 名 | 相手側の出席者を決めにくい |
| 変更時の連絡先 | このメールへの返信、または電話番号 | 急な都合のときに連絡先が分からない |
面接の場合は、これに持ち物・服装・所要時間を加えます。
件名の付け方
件名には「確定」と日時を入れ、受信箱の一覧だけで内容が分かるようにします。
- 【日程確定】11月19日（木）14:00〜 お打ち合わせの件
- 一次面接の日程確定のご連絡（株式会社△△）
- 【確定】12月3日（木）10:00〜 定例会議
候補のやり取りの続きとして返信する場合も、件名の先頭に【日程確定】を足すと、あとから探すときに見つけやすくなります。
日程確定のメールを送るときのポイント
日時は相手が選んだ書き方のまま書く
候補を出して相手に選んでもらった場合は、相手の返信にある日時をそのまま書き写します。「◯日の件で」と省くと、どの候補で決まったのか相手が確かめにくくなります。
ほかの候補を空けたことを伝える
複数の候補を出していた場合は、「ほかの候補日時は取り下げさせていただきます」と一言添えます。相手は仮に押さえていた予定を外せます。
確定のメールは調整のメールと分けてもよい
やり取りが長くなった場合は、新しいメールで送ると、確定した内容だけが 1 通にまとまり、相手が見返しやすくなります。
場面別の日程確定メールの例文
例文 1: ビジネス (社外との打ち合わせ)
件名: 【日程確定】11月19日（木）14:00〜 お打ち合わせの件 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。（自社名）の（氏名）です。 日程のご調整をいただき、ありがとうございました。 下記の内容で確定いたしましたので、ご連絡いたします。 日時: 11月19日（木）14:00〜15:00 形式: オンライン（Zoom） URL: （会議の URL） 当方の参加者: （氏名）、（氏名） ほかの候補日時は取り下げさせていただきます。 ご都合が変わった場合は、このメールにご返信ください。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
例文 2: 面接 (企業から応募者へ)
件名: 一次面接の日程確定のご連絡（株式会社△△） ◯◯様 株式会社△△ 採用担当の（氏名）です。 面接日程のご回答をいただき、ありがとうございました。 下記のとおり確定いたしましたので、ご案内いたします。 日時: 11月25日（水）10:00〜10:45 場所: 本社 3 階 受付（◯◯駅 2 番出口から徒歩 5 分） 持ち物: 筆記用具 服装: 自由です 当日のご都合が悪くなった場合は、前日までにご連絡ください。 お会いできることを楽しみにしております。
例文 3: 社内会議 (複数人へ)
件名: 【確定】12月3日（木）10:00〜 定例会議 関係者各位 お疲れさまです。（氏名）です。 日程のご回答ありがとうございました。下記で確定しました。 日時: 12月3日（木）10:00〜11:00 場所: 第 1 会議室（オンライン参加の URL は下記） URL: （会議の URL） 議題: 来月の進め方の確認 欠席の場合は、前日までにお知らせください。
日程確定のメールへの返信
確定のメールを受け取ったら、日時を復唱して承知した旨を返します。長い返信は要りません。
返信例 1: ビジネス
件名: Re: 【日程確定】11月19日（木）14:00〜 お打ち合わせの件 ◯◯様 ご連絡いただき、ありがとうございます。 11月19日（木）14:00〜15:00、オンラインにて承知いたしました。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
返信例 2: 面接 (応募者から企業へ)
件名: Re: 一次面接の日程確定のご連絡（株式会社△△） 株式会社△△ 採用ご担当 ◯◯様 ◯◯大学の◯◯です。 ご連絡いただき、ありがとうございます。 11月25日（水）10:00 からの一次面接、承知いたしました。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
面接の日程を最初に案内するメールの書き方は、面接の日程調整メール で紹介しています。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase では、日程が確定するとホストと参加者に確定のメールが自動で届き、そのメールからカレンダーに予定を追加できます。届く内容と順番は 日程が確定したあとに自動で行われること にまとまっています。
- 件名は「[Tokiawase] 確定: （イベント名）」で、本文に日時・ホスト名・会議形式・場所・参加 URL が載ります。
- 本文の「▼ カレンダーに登録する (いずれか 1 つ)」に、Google カレンダーの登録リンクと .ics の添付が並びます。.ics の名前は tokiawase-YYYYMMDD-HHMM.ics です。
- Google カレンダーのリンクに載るのは件名・日時・場所だけで、会議の URL は入りません。会議の URL は確定のメールの本文で確かめます。
- 開始の 24 時間前と 1 時間前のリマインダには .ics は付きません。カレンダーへの登録は確定のメールから行います。
設定の例として、面接を予約ページで受ける場合は、次のようにします。
- 所要時間 45 分、前バッファ 15 分・後バッファ 15 分 (面接の前に書類を読み、後に評価を書く時間)
- 曜日ごとの受付時間: 月〜金 10:00〜18:00
- ゲストに見せる主催者名: 「採用担当」
- 応募者 1 人に 1 本のワンタイムリンクを発行し、有効期限は 7 日
応募者が枠を選んだ時点で確定し、応募者にも採用担当にも .ics 付きの確定のメールが届きます。手で書く日程確定のメールは、持ち物や服装など、当日の補足だけに絞れます。機能の全体は 確定通知とリマインダの機能 で確認できます。
よくある質問
日程確定のメールは、調整のメールへの返信で送ってもよいですか。
日程確定のメールに返信は必要ですか。
面接の日程確定のメールに書くことは何ですか。
確定したあとに日時を変えたくなったらどうしますか。
まとめ
- 日程確定のメールには、曜日つきの日時・形式と場所・URL・参加者・連絡先を 1 通にまとめる
- 件名に【日程確定】と日時を入れ、一覧で内容が分かるようにする
- 複数の候補を出していた場合は、ほかの候補を取り下げると一言添える
- 受け取った側は、日時を復唱して承知した旨を短く返す
- 確定のメールと .ics が自動で届く仕組みなら、手で書くのは当日の補足だけで済む
