会議の招待メールの書き方と例文｜社内・社外の送り方と返信のマナー
会議の招待メールの書き方を、社内向け・社外向けの例文で解説します。件名・日時・場所や会議の URL・議題の書き方、出席と欠席の返信の例文、カレンダーの招待との使い分けまで、送る前に確かめたい点をまとめました。
会議の招待メールは、日時・場所 (会議の URL)・議題・出欠の返し方を 1 通にまとめ、受け取った人がすぐ予定表に入れられる形にするのが基本です。この記事では、社内と社外に分けて会議の招待メールの例文を紹介し、出席・欠席の返信の例文も載せます。カレンダーの招待と組み合わせるときの注意点もまとめました。
この記事で分かること
- 会議の招待メールに書く項目と、社内・社外での書き分け
- 社内の定例会議・社外との打ち合わせの招待メールの例文
- 招待を受けたときの出席・欠席の返信の例文
- カレンダーの招待とメールの使い分け
- Tokiawase で、確定と同時にカレンダー登録と会議 URL の発行までを済ませる設定の例
会議の招待メールに書く項目
招待メールに入れる項目は、社内でも社外でも大きくは変わりません。違うのは、どこまで丁寧に説明するかです。
| 項目 | 社内向け | 社外向け |
|---|---|---|
| 件名 | 【会議招待】会議名と日付 | 【ご案内】会議名と会社名 |
| 日時 | 日付・曜日・開始と終了の時刻 | 同じ。曜日の書き漏れに注意する |
| 場所・会議の URL | 会議室名か会議の URL | 住所と受付の方法か、会議の URL |
| 議題・資料 | 箇条書きで簡潔に | 会議の目的と議題を丁寧に |
| 出欠の返し方 | 返信の期限 | 返信の期限と、欠席の場合の連絡先 |
社内向けは要点を短く
社内の会議では、挨拶を短くして、日時・場所・議題・事前に読んでほしい資料を箇条書きにします。参加が必須か任意かを書いておくと、受け取った人が出席を判断しやすくなります。
社外向けは目的と参加者を書く
社外の相手には、何を決める会議なのか、こちらから誰が出席するのかを書きます。相手の側でも同席者を決めやすくなります。対面なら住所・最寄り駅・受付の方法まで入れておきます。
オンライン会議は URL の扱いを一言添える
会議の URL を本文に書くときは、関係者以外へ転送しないようお願いする一言を添えます。接続できないときの連絡先 (電話番号など) も書いておくと、当日に慌てずに済みます。
例文 1: 社内の定例会議に招待する
件名: 【会議招待】12月度 ◯◯プロジェクト定例（12/8（火）15:00〜） ◯◯プロジェクトの皆さん お疲れさまです。◯◯です。 12月度の定例会議を、下記のとおり行います。 日時: 12月8日（火）15:00〜16:00 場所: 会議室 A（オンライン参加の URL は下記） 参加 URL: （会議の URL） 議題: 1. 11月の進捗の確認 2. 12月の作業の割り振り 3. 年末年始の対応の確認 資料は前日までに共有フォルダに置きます。目を通してからご参加ください。 欠席する場合は、12月4日（金）までにこのメールに返信をお願いします。
社内向けでも、日付には曜日を付けます。件名に日時を入れておくと、受信箱の一覧で予定を確かめられます。
例文 2: 社外の相手を打ち合わせに招待する
件名: 【ご案内】◯◯導入に向けたお打ち合わせ（株式会社△△） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社△△の◯◯です。 先日ご相談いただいた◯◯の導入について、お打ち合わせの場を設けたく、ご案内いたします。 日時: 11月26日（木）13:00〜14:00 形式: オンライン（Google Meet） 参加 URL: （会議の URL） 弊社の出席者: 営業部 ◯◯、技術部 ◯◯ 当日は、導入の進め方と、事前にいただいたご質問への回答をご説明する予定です。 ご出席の方のお名前を、11月24日（火）までにお知らせいただけますと幸いです。 会議の URL は、ご出席の皆さま以外へは転送なさらないようお願いいたします。 接続がうまくいかない場合は、（電話番号）までご連絡ください。 どうぞよろしくお願いいたします。
例文 3: 招待を受けたときの返信
招待を受けたら、出席か欠席かを早めに返します。件名は変えずに Re: のまま返信します。
出席する場合:
件名: Re: 【ご案内】◯◯導入に向けたお打ち合わせ（株式会社△△） 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 お打ち合わせのご案内をいただき、ありがとうございます。 11月26日（木）13:00〜14:00、弊社からは◯◯と◯◯の 2 名で出席いたします。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
欠席して代わりの人が出る場合:
件名: Re: 【会議招待】12月度 ◯◯プロジェクト定例（12/8（火）15:00〜） ◯◯さん お疲れさまです。◯◯です。 12月8日（火）の定例は、別件の打ち合わせと重なり欠席します。 代わりに◯◯さんが出席します。私の担当分の進捗は、資料に書き込んでおきます。 よろしくお願いします。
カレンダーの招待とメールを組み合わせる
カレンダーの招待だけでは足りないこと
カレンダーの招待は、相手の予定表に入るので参加漏れを防げます。一方で、議題や資料の説明までは目に入りにくいことがあります。目的や事前の準備は、メールの本文でも伝えておきます。
社外の相手は使うカレンダーが違う
社外の相手は、こちらと違うカレンダーを使っていることがあります。招待が届かない場合に備えて、メールの本文にも日時と会議の URL を書いておくと安心です。日時を変えたときは、招待とメールの両方を直します。前日の確認の送り方は 打ち合わせのリマインドメール で紹介しています。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase で日程が確定すると、会議 URL の発行、ホストのカレンダーへの予定の登録、確定のメールの送信、開催前のリマインダの予約が順に動きます。招待メールとカレンダー登録を手で送る手間を減らせます。
- 確定のメールは、ホストとメールアドレスが登録されている参加者に 1 人 1 通ずつ届きます。本文には日時・会議形式・場所・参加 URL が入り、Google カレンダーの登録リンクと .ics の添付が付きます。
- カレンダーに予定が作られるのは、ホストが選んだ作成先のカレンダーだけです。参加者は予定に追加されず、Google から招待のメールも出ません。参加者は確定のメールの .ics か登録リンクから、自分の予定表に入れます。
- 「投票で調整」では、参加者宛の確定のメールに、その人専用の出欠回答の URL が入ります。
- 開始の 24 時間前と 1 時間前にリマインダが届きます。
社内外の 6 人で 1 時間の会議を決める場合の、「投票で調整」の設定の例です。
| 項目 | 設定の例 |
|---|---|
| 所要時間 | 60 分 |
| 候補日時 | 4 件 (例: 12月8日（火）15:00、12月9日（水）10:00 など) |
| 参加者 | 社内のメンバー 4 名と、メールアドレスで招待するゲスト 2 名 |
| 会議方式 | Google Meet (書き込めるカレンダーを作成先に選んでおく) |
| 回答締切 | 12月3日（木）18:00 |
| オプション | 確定通知を送信・リマインダを設定・会議 URL を自動発行・確定後にカレンダー登録をオン、未回答者へ自動催促もオン |
確定のメールに付く Google カレンダーの登録リンクには、会議の URL が入りません。.ics の添付か、確定のメールの本文の参加 URL を使うよう、会議の案内に書き添えておきます。届く内容の詳細は 確定通知とリマインダ、確定後の処理の順番は 日程が確定したあとに自動で行われること にまとめています。
よくある質問
会議の招待メールは、いつごろ送ればよいですか
カレンダーの招待を送れば、メールは送らなくてもよいですか
招待メールに返信するとき、件名は変えたほうがよいですか
Tokiawase で確定すると、参加者のカレンダーにも予定が入りますか
まとめ
- 会議の招待メールには、日時・場所や会議の URL・議題・出欠の返し方を 1 通にまとめる
- 社内向けは要点を箇条書きで短く、社外向けは目的と出席者を丁寧に書く
- 会議の URL には、転送しないお願いと、つながらないときの連絡先を添える
- 招待への返信は Re: のまま、出欠と出席者を早めに伝える
- Tokiawase では確定と同時に会議 URL の発行とホストのカレンダー登録が進み、参加者には .ics 付きの確定のメールが届く
