歓迎会・送別会の日程調整メール｜主賓・上司への聞き方と順番、返信の例文
歓迎会・送別会の日程調整メールを、主賓本人・上司・参加者全員に送る例文つきで解説します。主賓の都合を最初に押さえる理由、聞く順番、サプライズのときの進め方、参加者からの返信の例文までまとめました。
歓迎会・送別会の日程調整メールは、最初に主賓本人、次に上司、最後に参加者全員の順で送ります。主賓が参加できる日だけを候補にしてから全員に聞くと、「主役がいない会」になる失敗を防げます。この記事では、それぞれの相手に送る例文と、参加者からの返信の例文を紹介します。
この記事で分かること
- 歓迎会・送別会の日程調整で、主賓の都合を最初に聞く理由
- 主賓・上司・参加者全員に聞く順番と、それぞれへの例文
- 送別会をサプライズにしたいときの進め方
- 案内を受け取った参加者の返信の例文
- 主賓の都合を押さえてから、全員の都合を集める方法
歓迎会・送別会は主賓の都合から決める
飲み会と違い、歓迎会・送別会は主賓が参加できなければ開く意味がありません。全員に一斉に候補を聞き、多数決で決めてから主賓に伝えると、主賓が都合の悪い日を言い出せないこともあります。聞く順番を決めておくと、やり直しが減ります。
| 順番 | 聞く相手 | 聞くこと | 送り方 |
|---|---|---|---|
| 1 | 主賓本人 | 参加できない日・避けたい曜日 | 個別にメールかチャット |
| 2 | 上司 (部長・課長) | 主賓が参加できる日のうち都合のよい日 | 個別にメール |
| 3 | 参加者全員 | 絞った候補ごとの参加の可否 | 一斉のメールか日程調整ツール |
| 4 | 全員 | 決まった日時・店・会費の連絡方法 | 一斉のメール |
歓迎会は入社や異動の 2〜4 週間後が目安
歓迎会は、新しく来た人が職場に少し慣れたころに開くと、話もはずみます。入社や着任の直後は手続きや研修で忙しいことが多いので、主賓に聞くときも「落ち着いたころで」と添えます。
送別会は最終出社日の 1〜2 週間前が目安
送別会は、最終出社日の直前だと引き継ぎで忙しく、主賓が疲れていることがあります。最終出社日の 1〜2 週間前を中心に、主賓の希望を聞きます。転居を伴う異動では、引っ越しの日程も確かめます。
サプライズにしたいときは上司経由で聞く
送別会をサプライズにしたい場合は、主賓本人に直接聞けません。上司や主賓と親しい人に、主賓の予定が空いている日をそれとなく確かめてもらいます。会そのものは内緒でも、当日の夜を空けておいてもらう必要があるので、早めに「その日の夜は空けておいて」と伝えてもらいます。
歓迎会・送別会の日程調整メールの例文
例文 1: 主賓本人に都合を聞く (歓迎会)
件名: 歓迎会の日程についてご相談です ◯◯さん お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。 ◯◯さんの歓迎会を開きたいと考えており、幹事を担当しています。 日程を決めるにあたり、まず◯◯さんのご都合を伺えればと思います。 11 月下旬から 12 月上旬の平日の夜で、参加が難しい日や避けたい曜日があれば教えてください。 ・11月24日（火） ・11月26日（木） ・12月1日（火） ・12月3日（木） 上記のうち参加できる日に印を付けて、11月13日（金）までに返信いただけると助かります。 苦手な食べ物があれば、あわせて教えてください。 ◯◯部 ◯◯
例文 2: 上司に候補を相談する (送別会)
件名: ◯◯さん送別会の日程のご相談 ◯◯部長 お疲れさまです。◯◯です。 ◯◯さんの送別会について、幹事として日程のご相談をさせてください。 ◯◯さんご本人には、すでに参加できる日を伺っています。 その中から、部長のご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。 ・12月8日（火）19:00〜 ・12月10日（木）19:00〜 ・12月15日（火）19:00〜 部長のご都合を伺ったうえで、部署の皆さんに候補をご案内する予定です。 お手数ですが、11月27日（金）までにご返信いただけますと幸いです。 ◯◯
例文 3: 参加者全員に候補を案内する
件名: 【ご都合伺い】◯◯さん送別会の日程について ◯◯部の皆さま お疲れさまです。幹事の◯◯です。 ◯◯さんが 12 月末で◯◯支社へ異動されることになり、送別会を開きます。 ◯◯さんと部長のご都合をもとに、下記の 2 日に絞りました。 参加できる日をすべて、12月2日（水）までにお知らせください。 ・12月10日（木）19:00〜21:00 ・12月15日（火）19:00〜21:00 場所と会費は、日程が決まり次第ご連絡します。 寄せ書きや記念品のご協力のお願いも、あらためてお送りします。 幹事 ◯◯
例文 4: 案内を受け取った参加者の返信
件名: Re: 【ご都合伺い】◯◯さん送別会の日程について ◯◯さん 幹事のご担当ありがとうございます。◯◯です。 12月10日（木）・12月15日（火）のどちらも参加できます。 15日は、外出先から向かうため 15 分ほど遅れるかもしれません。 どうぞよろしくお願いします。
参加できない場合も、返信はしておきます。「当日は出張のため参加できません。◯◯さんにはよろしくお伝えください」のように、主賓への一言を添えると気持ちが伝わります。
Tokiawase でのやり方
主賓と上司の都合を先に押さえたら、残りの参加者の都合は Tokiawase の 投票で調整 で集められます。主賓が参加できる日だけを候補に並べるのがポイントです。
送別会での設定の例です。
- 候補日時: 主賓と上司が参加できる 12月10日（木）と 12月15日（火）の 19:00 開始の 2 件
- 所要時間: 90 分 (15〜90 分から選ぶ。2 次会の有無などは説明に書く)
- 会議方式: 対面
- 参加者の役割: 主賓と上司は「必須」、部署のほかの人は「任意」
- 参加者の追加: 人数が多いときは「CSV インポート」で取り込む
- 回答締切: 12月2日（水）、「未回答者へ自動催促」はオン
参加者は招待メールのリンクから、ログインせずに候補ごとに ○ (参加可) / △ (場合により可) / × (不可) を選びます。自動催促は回答締切の 24 時間前と 3 時間前に、未回答の人へ送られます。作り方の流れは 投票で調整の作り方 にあります。
回答がそろったら、ホストが 1 つを選んで確定します。全員の回答を待たずに確定することもできます。確定すると、メールアドレスのある参加者に確定のメールが .ics 付きで届くので、カレンダーに入れてもらえます。サプライズの送別会では、主賓を参加者に入れずに作ります。
よくある質問
歓迎会の日程は主賓に聞いてもよいのでしょうか
主賓と上司の都合が合わないときはどうすればよいですか
送別会の案内はいつまでに出せばよいですか
歓迎会・送別会の案内に返信は必要ですか
まとめ
- 歓迎会・送別会の日程調整は、主賓本人 → 上司 → 参加者全員の順で聞く
- 歓迎会は着任の 2〜4 週間後、送別会は最終出社日の 1〜2 週間前が目安
- サプライズの送別会は、上司や親しい人を通して主賓の予定を確かめる
- 全員に聞くときは、主賓と上司が参加できる日だけを候補にする
- 参加者は、参加できない場合も主賓への一言を添えて返信する
