上司への日程調整メール例文｜社内で失礼にならない頼み方と承諾の返信
上司に打ち合わせの時間をもらうときの日程調整メールを、例文つきで解説します。用件と所要時間の伝え方、候補の出し方、上司から候補が届いたときの承諾の返信、合わないときの返し方、言い換えたい表現までまとめました。
上司への日程調整メールは、用件と所要時間を先に書き、上司の予定表を見たうえで候補を 2〜3 つ出すのが基本です。社内でも、相手の時間をもらうお願いであることに変わりはありません。この記事では、上司に相談の時間をもらう・取引先との打ち合わせに同席してもらうメールと、上司から届いた日程の連絡への返信 (承諾・合わないとき) を例文で紹介します。
この記事で分かること
- 上司に日程調整をお願いするときに書くこと
- メール・チャット・口頭の使い分け
- 相談・同席のお願いと、承諾・合わないときの返信の例文
- 上司あての文で言い換えたい表現
- 社内のメンバーの空きを Tokiawase で計算して候補を出す方法
上司に日程調整をお願いするときの基本
用件と所要時間を最初に書く
上司は一日に多くの依頼を受けています。「何について」「どのくらいの時間」がほしいのかを冒頭に書くと、優先度を判断してもらいやすくなります。「15 分ほど」「30 分」のように、短く見積もりすぎない時間を書きます。
候補は上司の予定表を見てから出す
社内の予定表を見られるなら、空いている時間から候補を選びます。会議が続く日の合間や、昼休みの直前・直後は避けると、上司も応じやすくなります。予定表が見られないときは、「◯日〜◯日のうち、ご都合のよい時間を 30 分いただけますか」と幅で聞きます。
期限があるなら理由と一緒に書く
「取引先への回答が 11月20日（金）までのため、その前にご相談させてください」のように、期限の理由を添えます。急かす印象を和らげつつ、いつまでに決めたいかが伝わります。
メール・チャット・口頭の使い分け
| 手段 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| メール | 社外の人が関わる・資料を添える・記録に残したい | 件名に用件を入れ、ほかのメールに埋もれないようにする |
| チャット | 15〜30 分ほどの短い相談・すぐ返事がほしい | 要点を 1 つの投稿にまとめ、何回にも分けて送らない |
| 口頭 | 上司が席にいて、その場で決められる | 決まった日時は、あとでチャットかメールで送って残す |
| 秘書・アシスタント経由 | 上司の予定をほかの人が管理している | 上司本人にも用件を一言伝えておく |
職場のルールで日程調整をチャットに寄せている場合は、それに合わせます。この記事の例文は、チャットでも件名を除いてそのまま使えます。
場面別の上司への日程調整メール例文
例文 1: 上司に相談の時間をもらう
件名: 【ご相談】◯◯案件の見積もりについて 30 分お時間をいただけますか ◯◯部長 お疲れさまです。◯◯です。 ◯◯案件の見積もりについて、進め方をご相談させてください。 取引先への回答が 11月20日（金）のため、その前に 30 分ほどお時間をいただけますと助かります。 予定表を拝見し、下記の時間が空いているようでした。 ・11月16日（月）16:00〜16:30 ・11月17日（火）11:00〜11:30 ・11月18日（水）15:30〜16:00 ご都合が合わなければ、ご指定の時間に合わせます。 資料は事前に共有フォルダに置いておきます。 よろしくお願いいたします。
例文 2: 取引先との打ち合わせに同席をお願いする
件名: 【同席のお願い】12月3日（木）株式会社△△様との打ち合わせ ◯◯課長 お疲れさまです。◯◯です。 株式会社△△の◯◯様との打ち合わせに、ご同席をお願いできないでしょうか。 先方から契約条件について質問をいただいており、課長からご説明いただけると話が早く進みそうです。 先方からは、下記の候補をいただいています。 ・12月3日（木）10:00〜11:00 ・12月4日（金）14:00〜15:00 どちらかご都合がつく日時をお知らせください。先方へはこちらから返信します。 当日の資料は 12月1日（火）までにお送りします。 よろしくお願いいたします。
社外の相手から候補が届いているときは、先方への返信をこちらでする、と書いておくと、上司は日時を選ぶだけで済みます。
例文 3: 上司から届いた候補を承諾する
件名: Re: 来期の目標設定の面談について ◯◯部長 お疲れさまです。◯◯です。 ご連絡いただき、ありがとうございます。 12月8日（火）14:00〜14:30 でお願いいたします。 当日までに、今期の振り返りをまとめてお持ちします。 よろしくお願いいたします。
「承知しました」に加えて、日時をそのまま書き写します。読み違いがあっても、その場で気づけます。
例文 4: 上司の候補が合わないとき
件名: Re: 来期の目標設定の面談について ◯◯部長 お疲れさまです。◯◯です。 ご連絡ありがとうございます。 あいにく 12月8日（火）は終日、取引先への訪問が入っており、伺うことができません。 申し訳ございません。 12月9日（水）の 13:00 以降か、12月10日（木）の午前でしたら、いつでも調整できます。 ご都合のよい時間をお知らせいただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。
上司の候補が合わないときも、代わりの時間を幅で添えると、上司がもう一度予定表を見直す手間を減らせます。
上司あての文で言い換えたい表現
- 「了解しました」→「承知しました」「かしこまりました」
- 「ご都合のよい日を教えてください」だけで終える → 候補を 2〜3 つ書いたうえで「ご都合が合わなければご指定ください」
- 「お手すきの際に」→ 期限があるなら「◯日までにご返信いただけますと助かります」
- 「至急」→ 理由を添えて「◯日に先方へ回答するため、本日中にご相談できますと助かります」
Tokiawase でのやり方
社内の予定から空きを探すなら、Tokiawase の「メンバーで調整」が使えます (Pro・Business プランの機能です)。選んだメンバーの予定を突き合わせ、条件に合う枠を候補として計算する方式です。計算に使うのは、Tokiawase で確定済みの予定と、各メンバーが「空き時間に反映」を有効にした連携カレンダーの予定です。
たとえば、上司と自分の 30 分の相談の時間を探すなら、次のように設定します。
- 対象メンバー: 自分と上司の 2 名 (作成者も、対象に選ばない限り計算に入りません)
- 所要時間 30 分、前後バッファ 15 分
- 時間帯 10:00〜17:00、対象期間は翌日から 14 日後まで、「土日を除外」はオン
- 「△ 許容人数」は 0 (2 人とも空いている時間だけを出す)
候補はスコアの高い順に並び、「この時間で確定」を押すと、上司が参加者として登録され、確定通知が届きます。確定するまで上司には通知が 1 通も届かないので、先にチャットなどで用件を伝えておくと丁寧です。候補を上司に選んでもらいたいときは、「候補をコピー」で例文 1 のメールに貼り付けて送れます。
使う前に知っておきたい点もあります。この方式は会議方式が Zoom で固定です。候補の計算は Zoom を接続していなくてもできますが、Zoom を接続しないまま確定すると会議の URL を発行できず、確定の通知も届きません。確定の前に Zoom を接続しておきます。対面で相談するなら、計算した候補をコピーしてメールで送る使い方が合います。また、カレンダーを連携していないメンバーはずっと空いている扱いになるので、確定する前に本人に確かめます。詳しくは「メンバーで調整の機能」と「「メンバーで調整」の使い方」をご覧ください。社外の相手から届いた日程調整への返信は「日程調整メールへの返信例文」で紹介しています。
よくある質問
上司への日程調整はメールとチャットのどちらがよいですか
上司の予定表が空いていれば、そのまま予定を入れてもよいですか
上司から「いつでもいい」と言われたらどう返せばよいですか
上司の都合で日程が変わったときも、お礼を返すべきですか
まとめ
- 上司への日程調整メールは、用件と所要時間を先に書き、予定表を見て候補を 2〜3 つ出す
- 期限があるときは、理由と一緒に書いて急かす印象を和らげる
- 上司から候補が届いたら、日時を書き写して承諾する
- 合わないときは、お詫びと代わりの時間を幅で添える
- 社内の空きを探すなら、「メンバーで調整」で候補を計算し、確定かコピーで渡す
