打ち合わせのキャンセルメール例文｜お詫びの書き方と当日・急遽の連絡
予定していた打ち合わせを取り消すときのキャンセルメールを、例文つきで解説します。リスケとの違い、件名と理由の書き方、当日や急遽のときの連絡の順番、複数人への知らせ方、取り消したあとの片付けまでまとめました。
打ち合わせのキャンセルメールは、取り消すことをはっきり書き、お詫びと簡潔な理由、そして今後どうするか (改めて日程を相談するか、いったん見送るか) を添えて送ります。この記事では、数日前に分かったとき・当日・急遽のときなど、場面別に打ち合わせのキャンセルメールの例文を紹介します。
この記事で分かること
- キャンセルとリスケ (日程変更) のメールの違い
- 件名・理由・今後の扱いの書き方
- 数日前・当日・急遽・複数人の打ち合わせのキャンセルメールの例文
- 取り消したあとに片付けておくこと
- 予約ページで入った予約を取り消すときに、相手へ届く知らせ
キャンセルとリスケの違い
同じ「予定を動かす」連絡でも、取り消すのか、日を変えるのかで書く中身が変わります。
| 項目 | キャンセル | リスケ (日程変更) |
|---|---|---|
| 伝えること | その日の打ち合わせを行わない | 別の日時に移したい |
| 代わりの候補 | 無くてよい。改めて相談するなら一言添える | 3 つほど添える |
| 件名の例 | 【中止のご連絡】11月19日（木）のお打ち合わせ | 【日程変更のお願い】11月19日（木）のお打ち合わせ |
| 相手にしてもらうこと | 予定を空ける・準備を止める | 候補から選んで返信する |
日を変えて続けたいときは、キャンセルではなくリスケとして連絡するほうが、相手は次の動きをつかみやすくなります。
キャンセルメールの書き方
件名で取り消しと分かるようにする
「お打ち合わせの件」のような件名だと、相手は開くまで中止と気づきません。【中止のご連絡】【キャンセルのお詫び】のように頭に付け、元の日時も入れます。
理由は短く、相手のせいに読めない書き方で
「社内の方針が変わり」「担当者の体調不良により」など、1 文で伝えます。相手側の都合で取りやめる場合でも、「ご多忙のところ」とやわらかく書き、責める調子を避けます。
今後の扱いを書く
「改めてご相談させてください」「今回はいったん見送らせてください」のどちらなのかを書きます。ここがあいまいだと、相手は次の連絡を待ち続けることになります。
準備してもらったものに触れる
資料の用意や会議室の手配をしてもらっていたなら、そのことへのお礼とお詫びを一言添えます。
場面別の打ち合わせキャンセルメール例文
例文 1: 数日前に分かったとき (案件の見送り)
件名: 【中止のご連絡】11月19日（木）のお打ち合わせについて 株式会社△△ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 11月19日（木）15:00 からお約束しておりましたお打ち合わせですが、 社内で検討した結果、本件はいったん見送ることになりました。 つきましては、当日のお打ち合わせを取り消させていただけますでしょうか。 資料のご準備まで進めていただいていたところ、こちらの都合で誠に申し訳ございません。 改めてご相談できる段階になりましたら、こちらからご連絡いたします。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
例文 2: 当日に急遽キャンセルする (電話のあと)
件名: 【キャンセルのお詫び】本日11月27日（金）14:00 のお打ち合わせ 株式会社△△ ◯◯様 お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 先ほどお電話でもお伝えしましたとおり、急遽、担当の◯◯が出席できなくなり、 本日 14:00 からのお打ち合わせを取り消させていただきたく存じます。 直前のご連絡となり、大変ご迷惑をおかけいたしました。 改めて日程をご相談させていただけますと幸いです。 あらためて候補をお送りしますので、ご確認のほどお願いいたします。 取り急ぎ、お詫びとご連絡を申し上げます。
当日のキャンセルは、メールを送る前に電話で伝えるのが基本です。メールは、伝えた内容を記録に残すために送ります。
例文 3: 社内の打ち合わせを取り消す
件名: 【中止】12月2日（水）10:00 の企画会議 企画チームの皆さん お疲れさまです。◯◯です。 12月2日（水）10:00 からの企画会議ですが、議題にしていた案件の結論が先に出たため、中止します。 押さえていただいていた時間は、ほかの予定に使ってください。 会議室の予約は、こちらで取り消しておきます。 よろしくお願いします。
例文 4: 社外の複数人が参加する打ち合わせを取り消す
件名: 【中止のご連絡】12月10日（木）13:30 の定例会 株式会社△△ ◯◯様、◯◯様 株式会社□□ ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 12月10日（木）13:30 から予定しておりました定例会は、主要な議題の準備が間に合わないため、 誠に勝手ながら中止とさせていただきます。 次回は 12月17日（木）13:30 からの回で、今回の議題もあわせてお話しする予定です。 お忙しいなか予定を空けていただいていたところ、申し訳ございません。 引き続きよろしくお願いいたします。
複数人に送るときは、参加者全員を宛先に入れ、全員が同じ内容を受け取れるようにします。次の回が決まっているなら、その日時も書いておきます。
取り消したあとにすること
- カレンダーの招待を取り消す: 自分が出した招待なら取り消し、相手の予定表からも消えるようにします。
- 会議室とオンライン会議の URL を片付ける: 会議室の予約を外し、不要になった会議の URL は使わないことを伝えておきます。
- 改めて相談すると書いたなら、期限を決めて連絡する: 「改めて」のまま止まると、相手は待ち続けます。目安の時期を自分の予定表に入れておきます。
前日の確認の連絡については「打ち合わせのリマインドメール」で紹介しています。
Tokiawase でのやり方
Tokiawase の予約ページで入った予約を取り消すときは、取り消しの知らせが相手に届きます。
- 主催者が中止したとき: 「調整一覧」から予定を開いて「中止する」を実行すると、予約したゲストに取り消しのメールが届きます (自動通知が on で、nCha の予約ではなく、まだ始まっていない予約のとき)。中止は元に戻せません。
- ゲストが自分で取り消したとき: 予約タイプの「ゲストの操作」でキャンセルを許可していれば、ゲストは確定メールに載る本人用の URL から、締め切りまでに取り消せます。ゲストには控えが、主催者には知らせが届きます。
取り消しのメールには取り消し用の .ics が付きます (nCha の予約を除く)。ただ、相手が取り込んだカレンダーから予定が自動で消えるとは限らず、本文でもご自身で削除するよう案内しています。
設定の例として、社外との打ち合わせを予約ページで受けるなら、次のようにしておくと、相手の都合による取り消しも前日までなら相手の操作で済みます。
- 所要時間 30 分、前後の空き時間 各 10 分
- 受付時間は平日 13:00〜17:00
- 「ゲストの操作」でキャンセルを許可、締め切りは開始の 24 時間前
- 予約後の確定メールとリマインダーは既定のまま (開始の 24 時間前と 1 時間前にリマインダーが届きます)
当日や急遽の取り消しでは、知らせのメールは定型の文面です。お詫びと今後の扱いは、上の例文のようなメールや電話で別に伝えます。設定の場所は「予約ページを公開する準備」をご覧ください。
よくある質問
打ち合わせのキャンセルメールの件名はどう書けばよいですか
当日のキャンセルはメールだけで伝えてよいですか
理由を書かずにキャンセルしてもよいですか
キャンセルのあと、次の打ち合わせはこちらから声をかけるべきですか
まとめ
- 打ち合わせのキャンセルメールは、件名で取り消しと分かるようにし、元の日時を入れる
- お詫び・簡潔な理由・今後の扱い (改めて相談するか、見送るか) をそろえる
- 当日や急遽のキャンセルは電話で先に伝え、メールで記録を残す
- 取り消したあとは、カレンダーの招待・会議室・会議の URL を片付ける
- 予約ページの予約なら、主催者が中止するとゲストに取り消しのメールが届き、ゲストも本人用の URL から取り消せる
